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Permitir associar perfis de aprovação por alçada a um usuário que passará, a partir de então, a aprovar Pedidos de Compras de Material/Serviços Nacional e/ou Internacional conforme a alçada.
UTILIZAÇÃO
- PARÂMETROS
Acessar os parâmetros do Estoque -> Compras e habilitar a opções:
- Aprovação de Pedido por Alçada.
"SIM" irá ativar o controle por alçadas. - Limite Aprovação automática de Pedidos.
Aqui será definido o valor para aprovação automática dos pedidos, não sendo necessário passar pela aprovação das alçadas. - Importante
Importante: O valor para aprovação automática se aplica aos pedidos efetivados após esta definição, desta maneira é necessário que não exista nenhum pedido pendente de aprovação com valor inferior a este limite. Aconselhamos a realizar a aprovação de todos os pedidos que estiverem nesta situação ou então a efetivação de tais pedidos terão que ser desefetivados removidas e estes re-efetivados novamente , para que sejam liberados automaticamente pelo limite.
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Figura 2 - Itens do Menu - Compras -> Cadastros -> Compras
- CADASTROS
Níveis de Aprovação
Efetue o Cadastro de Níveis de Aprovação conforme figura 3.
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Somente quando a alçada estiver ativa é que os pedidos começarão a serem associados a à ela.
Caso uma alçada já tenha movimento (pelo menos 1 pedido aprovado por ela), não será possível a exclusão e/ou alteração da mesma, portanto para se regualizar regularizar, a mesma deverá ser desativada.
Existindo pedidos que já foram movimentados com uma alçada desativada, e ainda não 100% aprovados, para o reenquadramento do mesmo em nova alçada, deverá ter seu status mudado para pendente até que volte para o comprador, que deverá reabríreabri-lo e efetivá-lo novamente para que aconteça o reenquadramento na nova alçada.
Portanto, antes de desativar uma Alçada alçada certifique-se que não exista nenhum pedido aprovado parcialmente.
Operações
É possível também definir quais operações serão direcionadas para o aprovador naquela determinada alçada. Isto afeta diretamente a exibição na janela "Aprovação Pedido de Compras". Vide abaixo.
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Vincule os níveis de aprovação e as alçadas no cadastro de aprovadores conforme figura figuras 5 , 6 e 67.
- Aba Geral marque a opção Aprova com "SIM"
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Figura 5 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores
- Aba Aprovador informe o nível e alçada de aprovaçãotipo de limite e valor.
Figura 6 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Vínculo Nível e Alçada de Aprovação.Informações de limite
Obs.: Caso NÃO tenha o controle por Alçadas, na janela de aprovadores irá aparecer o campo de Nível para preenchimento. vide figura 6A.
Figura 6A - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Nível do aprovador (Sem controle de Alçadas)
- Aba "Alçadas por Filial": vincule as alçadas de aprovação. Conforme já citado, é possível também definir quais operações serão direcionadas para o aprovador naquela determinada alçada. Isto afeta diretamente a exibição na janela "Aprovação Pedido de Compras", pois somente aparecerão para o aprovador os pedidos que sejam referente as operações determinadas para a alçada dele.
Se nenhuma operação for vinculada, então todas as operações são consideradas e liberadas para o aprovador.- Somente serão exibidas operações dos tipo 50 e 43.
Figura 7 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Alçadas de aprovação de filial
- MOVIMENTAÇÃO
- Pedido de Compras
Na efetivação do Pedido de Compras, o sistema irá verificar quais alçadas de aprovação serão necessárias para a Aprovação do Pedido.
Resultado será exibido no painel de status do pedido para acompanhamento, conforme figuras 7 8 e 89.
Figura 7 8 - Pedido de Compras com controle de Alçadas
Figura 8 9 - Pedido de Compras - Aprovação Automática
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Na janela de aprovação dos Pedidos de Compras, o usuário irá visualizar os pedidos para aprovação de acordo com a sua alçada. Vide Figuras 9.
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Conforme mencionado, caso foram configuradas operações na janela da alçada (figura 7), somente aparecerão para o aprovador os pedidos que sejam referente as operações determinadas para a alçada dele.
Figura 10 - Aprovação Pedido de Compras
Filtros: (Figura 1011)
Opção de Filtro por: DATA - FILIAL - PEDIDO - FORNECEDOR - COMPRADOR
Figura 10 11 - Filtros Aprovação Pedido de Compras
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Opção: Visualizar todas as alçadas. Irá exibir os pedidos que estão em outros níveis de alçada, porém não poderá efetuar qualquer ação de mudança de status do pedido. (Aprovar/Reprovar/Pendente). (Figura 1112)
Figura 11 12 - Aprovação Pedido de Compras
Status: (Figura 1213)
PENDENTES - Exibe os pedidos Aguardando aprovação, os quais estão no limite da alçada do aprovador (Entre o Valor Mínimo e Máximo, considerando a alçada com menor valor minimo.)
APROVADOS - Exibe os Pedidos Aprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
REPROVADOS - Exibe os Pedidos Reprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
Figura 12 13 - Filtros Tela de Aprovação Pedido de Compras
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APROVAR - Aprova o pedido no seu nível de alçada, e envia para a próxima alçada.
Caso o aprovador esteja no último nível de alçada, o pedido estará aprovado por completo e liberado para recebimento. Vide Figura 13 14 e 1415
Se houver mais de uma alçada de aprovação, automaticamente o pedido passará para a próxima.
Figura 13 14 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Status Aprovado
Figura 14 15 - Pedido de Compras Aprovado e liberado para recebimento
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REPROVAR - Reprova o pedido no seu nível de alçada. Neste caso o pedido se encerra na própria alçada, e não irá avançar para a próxima, caso tenha.
É obrigatório informar o motivo da reprovação. Figura 15 16 e 1617.
Figura 15 16 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Reprovado
Figura 16 17 - Mensagem de Reprovação de Pedidos
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PENDENTE - Muda o Status do Pedido para pendente no seu nível de alçada e retorna para a alçada anterior.
Caso o aprovador esteja no menor nível de alçada, o pedido irá retornar para o Comprador. É obrigatório informar o motivo da pendência. Figura 17 18 e 1819.
Figura 17 18 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Pendente
Figura 18 19 - Mensagem Pedidos Pendentes
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Tela para o comprador acompanhar o status dos seus pedidos. Vide Figura 1920.
Figura 19 20 - Central de Compras
Filtros:
Por Data (emissão do pedido) - Pedido - Status, conforme Figura 2021.
Figura 20 21 - Central de Compras - Filtros
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É possível verificar em qual alçada o pedido se encontra, verificando as colunas Nível Aprovação - Alçada e Histórico Alçada.
Linhas destacadas na cor laranja, referem-se a pedidos que vieram da janela de aprovação com status PENDENTE. o Comprador deverá observar a coluna Histórico para verificar a pendencia do pedido informada pelo aprovador, após solucionada a pendência o comprador deverá efetivar novamente o pedido para que ele volte a Alçada de Aprovação. Figura 2122.
Figura 21 22 - Central de Compras - Pedido Pendente de Aprovação
- CADASTRO DE MOEDAS
Atualmente existem dois cadastros de moedas no TI9. Um é utilizado no módulo financeiro/Compras e o outro no módulo de importação. A partir da versão 4.0.192 foi unificado o cadastro da moedas, conforme figuras 22 23 até 2425.
O cadastro utilizado no módulo financeiro era limitado a apenas 05 moedas. O Atual, poderá inserir quantas moedas forem necessárias.
Figura 22 23 - Menu Cadastro de Moedas
Figura 23 24 - Cadastro de Moedas
Figura 24 25 - Cadastro de Moedas
É necessário efetuar a manutenção do cadastro de acordo com a tabela interna "M10" utilizada no módulo de importação. Vide Figura 25 26 e 2627. Caso não seja utilizado este cadastro, poderá inserir novas moedas normalmente.
Obs.: a tabela interna servirá apenas para manutenção do novo cadastro, porém não será mais utilizada pelo sistema. Qualquer inclusão ou alteração deverá ser feito pelo novo cadastro de moedas.
Figura 25 26 - Menu Cadastro Tabelas Internas
Figura 26 27 - Tabela M10 Moedas Controle de Importação. (Não será mais utilizado).
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O cadastro de moedas utilizado no financeiro/Compras foi removido do sistema, devido a Unificação dos cadastros. Vide Figuras 27 até 2928 até 30.
Figura 27 28 - Menu de acesso ao cadastro de Moedas do Financeiro/Compras
Figura 28 29 - Antiga tela de cadastro de Moedas (Era limitado a 05 moedas)
Figura 29 30 - Janela Atualizada contendo somente o controle em outras moedas.
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