Ordem de Serviço: Gestão de Serviços.

OBJETIVO

Novo módulo Módulo de Ordem de Serviço e controles relativos, aderentes às necessidades da empresa. Atualmente, o

O Ti9 possui um módulo outro controle de Ordem ordem de Serviçoserviço, entretanto, este trata de gestão de serviços, bens e materiais. A ordem de serviço contemplada aqui trata da Gestão de Serviços.

UTILIZAÇÃO

Existem alguns cadastros complementares que devem ser criados para que a "Ordem de Serviço - Gestão de Serviços" possa ser lançada, conforme segue abaixo:

Plano de Senhas:

É necessário acessar o Plano de Senhas para estabelecer a definição de quais usuários possuem permissão para incluir, alterar, visualizar e excluir cada uma das telas do processo e para gerar proforma, efetivar, encerrar e alterar status do processo, bem como se o usuário é aprovador do timesheet.

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Parâmetros do Faturamento

Acesse através do caminho: Faturamento > Auxiliar > Parâmetros do Faturamento

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Para que a Ordem de Serviço consiga gerar os pedido de vendas (faturamento e reembolso), quando esta for efetivada, é necessário configurar os parâmetros destacados na figura acima.

 Observação: Para "Operação Padrão Faturamento Serviços" será possível selecionar operações do tipo ‘7’ e que a operação de destino no faturamento seja tipo ‘8’ e esteja configurada como “Livro Serviço".

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Status das Ordens de Serviço

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Acesse através do caminho: Ordem de Serviço > Cadastros > Tabelas de Configurações > Tabela de Preço: Técnico X Cliente X Serviço

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Esta janela permite a inclusão de quantos registros de preço forem necessários para o cliente, serviço, técnico e tipo de serviço.
A imagem abaixo ilustra um exemplo onde dois registros de preço foram inseridos, porém o preço vigente é o que está configurado para "Dólar":

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Técnico: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os cadastros do "Companhias e Pessoas" que estão definidos como "nosso funcionário";

Serviço: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os itens do cadastro de produtos que estiverem ativos e liberados, definido como serviço (Tipo Produto igual a “4”) e que no campo “Tipo Serviço” esteja preenchido com “2-Serviço Prestado” ou “3-Ambos”.

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Ordem de Serviço: Gestão de Serviços.

Acesse a janela em: Ordem de Serviço > Movimentos > Ordem de Serviço: Gestão de Serviços.

1. Aba Dados Principais:

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1.1  Filial: Preenchido automaticamente com a filial ativa.

1.2  Ordem de Serviço: Número sequencial da ordem de serviço, gerada pelo sistema;

1.3  Proposta: Campo numérico de 10 posições e preenchimento opcional. Será informado neste campo o número da proposta interna;

1.4  Emissão Proposta: Campo data, habilitado para digitação e obrigatório somente caso o campo proposta “item 1.3” esteja preenchido;

1.5  Status: A OS contém 7 status diferentes. Do status 01 ao 03 será atualizado manualmente pelos usuários, o status 04 será a informação que já foi gerada proforma para a ordem de serviço e deverá ser atualizado automaticamente ao clicar no botão “Gerar Proforma”, o status 05 refere-se à ordem de serviço quando efetivada e será  atualizado automaticamente, o status 06 é a informação de que o processo já foi faturado (emitida nota fiscal de serviço) e também é atualizado automaticamente ao emitir a nota fiscal de serviço e, por fim, o status 07 é a informação de que a ordem de serviço foi encerrada e é atualizado automaticamente ao clicar no botão “Encerrar”.

1.6  Data do Status: Preenchida automaticamente com a data que foi atualizado o status da OS, seja status manual ou automático;

1.7  Pedido de Compra: Preenchimento opcional. Deve ser informado neste campo o número do pedido de compra do cliente. Caso este campo esteja preenchido ao gerar o pedido para emissão da nota fiscal de serviço o sistema carrega os dados para o campo “Pedido Cliente” do pedido de vendas;

1.8  Emissão Pedido: Campo data, habilitado para digitação e obrigatório somente caso o campo pedido de compra “item 1.7” esteja preenchido;

1.9  Solicitante: Exibe, com tecla <F3>, todos os contatos cadastrados para o cliente informado na ordem de serviço “Item 1.16”, conforme cadastro de contatos.

1.10       Data Fechamento Técnico: Obrigatório o preenchimento deste campo somente no momento de gerar a proforma para a ordem de serviço;

1.11       Botão Gerar Proforma: gera a proforma e atribui a data da emissão. Após gerada a proforma, a ordem de serviço será bloqueada para alterações, exceto para o campo "Data Autoriz. Fat". O botão terá seu título alterado para “Cancelar Proforma”. Ao clicar neste botão em uma OS que já tenha sido gerado proforma o sistema informa que será cancelada a proforma gerada para a OS. Caso o usuário prossiga com o cancelamento o sistema reabre a OS na etapa anterior à geração da proforma;

1.12       Emissão Proforma: Grava sempre a última data que foi acionado o botão "Gerar Proforma". Caso o usuário cancele a proforma, esta data é apagada;

1.13       Data Autoriz. Fat.: Campo data, obrigatório seu preenchimento somente no momento de efetivar a ordem de serviço.

1.14       Moeda: Sempre que incluída uma ordem de serviço, este campo vem preenchido automaticamente com a moeda “1 - REAL”, permitindo que o usuário altere se necessário;

1.15       Taxa: Este campo é ativo somente caso a ordem de serviço esteja em uma moeda diferente de “1 – REAL”, “Item 1.14”, neste caso o sistema obriga o preenchimento deste campo somente no momento de gerar a proforma para a ordem de serviço. Ao efetivar a ordem de serviço o sistema carrega a taxa de moeda informada para o pedido que será gerado e não deve permite a alteração desta diretamente no pedido. Caso seja necessário alterar, deverá gerar novamente o pedido pela tela de OS;

1.16       Cliente: Permite a tecla de pesquisa (F3), como também permite a digitação do código do cliente, sem a necessidade da pesquisa (F3);

1.17       Cliente Final: Permite a tecla de pesquisa (F3), como também deverá permite a digitação do código do cliente, sem a necessidade da pesquisa (F3). Campo de preenchimento opcional, apenas para controle interno referente a empresa onde será prestado o serviço;

1.18       Projeto 1: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os projetos de nível 1 e que estejam ativos. Também permite a digitação do código do projeto sem a necessidade da pesquisa (F3);

1.19       Projeto 2: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os projetos de nível 2 e que estejam ativos e que estejam atrelados ao projeto de nível anterior informado no “Item 1.18” ou que não estejam atrelado a nenhum projeto de nível anterior. Este campo também permite a digitação do código do projeto sem a necessidade da pesquisa (F3);

 1.20       Projeto 3: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os projetos de nível 3 e que estejam ativos e que estejam atrelados ao projeto de nível anterior informado no “Item 1.19” ou que não esteja atrelado a nenhum projeto de nível anterior. Também permite a digitação do código do projeto sem a necessidade da pesquisa (F3);

1.21       Projeto 4: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os projetos de nível 4 e que estejam ativos e que estejam atrelados ao projeto de nível anterior informado no “Item 1.20” ou que não esteja atrelado a nenhum projeto de nível anterior. Este campo também permite a digitação do código do projeto sem a necessidade da pesquisa (F3).

1.22       Tipo de Serviço: (Off-Shore ou On-Shore): Determina o tipo de serviço na OS e é informação fundamental para os cálculos, especialmente para o campo "Horas Planejadas";

1.23       Classificação do tipo de serviço On-Shore: (ADM, Perigoso ou Perigoso e Confinado): Caso o tipo de serviço selecionado no  “item 1.22” seja “On-Shore” o sistema habilita estes campos. Usado para classificar o serviço como: “ADM”, “Perigoso” ou “Perigoso e Confinado”;

1.24       Horas padrão/dia: Preenchimento obrigatório. Deve ser informada neste campo a quantidade de horas diárias padrão para a ordem de serviço. Limitado de 1 a 24;

1.25       Dias por semana: Será informada neste campo a configuração de dias por semana padrão para a ordem de serviço, sendo: SEGUNDA A SEXTA, para OS com 5 dias/padrão; SEGUNDA A SÁBADO, para OS com 6 dias/padrão e SEGUNDA A DOMINGO, para OS com 7 dias/padrão.
 Para o caso de OS configurada como OFF SHORE, deve-se obrigatoriamente selecionar SEGUNDA A DOMINGO neste campo, caso contrário o sistema não permitirá a gravação do registro.

1.26       Tipo de Cobrança: (Preço Fechado ou Horas Trabalhadas): Tipo de cobrança da OS;

1.27       Cobrar Horas Viagem (Sim/Não): Campo de preenchimento obrigatório. Caso configurado como SIM, habilitará o campo Possui limite de horas de Viagem;

1.28       Possui limite de horas de Viagem (Sim/Não): Campo de preenchimento obrigatório. Será habilitado caso selecionada a opção “Sim” no campo “Cobrar Horas Viagem (Sim/Não)” item 1.27;

1.29       Qtde horas de viagem limitada: Campo do tipo hora e de preenchimento obrigatório,  habilitado se selecionada a opção “Sim” no campo “Possui limite de horas de Viagem (Sim/Não)”, “item 1.28”;

1.30       Serviço: Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os itens do cadastro de produto que estiverem ativos e liberados, definidos como serviço (campo “Tipo do Produto” igual a “4”) e cujo campo “Tipo Serviço” esteja preenchido com “2-Serviço Prestado” ou “3-Ambos”;

1.31       Máquina: Exibe as máquinas cadastradas previamente no cadastro de máquinas. Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente as máquinas que estiverem configuradas como “Ativo”;

1.32       Controle: Exibe os controles cadastrados previamente no cadastro de controles. Permite a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os controles que estiverem configurados como “Ativo”;

1.33       Observação: Campo texto de digitação livre e de preenchimento opcional. A barra de rolagem deste campo fica ativa mesmo após efetivada a ordem de serviço;

1.34       Botão Efetivar: Efetiva uma OS com proforma gerada e cria automaticamente os pedido de vendas de Faturamento do serviço e também de Reembolso, caso haja lançamento de despesas reembolsáveis na OS, conforme demonstra a figura abaixo:

1.35       Botão Encerrar: Ao clicar no botão encerrar o sistema encerra a ordem de serviço e altera o status para “7 – Encerrada”. Também ocorrerá o a validação e processo de exclusão do pedido gerado pela ordem de serviço, conforme descrito no “Item 1.34” acima;

1.38       Botão Imprimir Proforma: Permite a impressão da proforma caso esta tenha sido gerada;

1.39       Botão Imprimir OS: Permite a impressão da ordem de serviço.

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2. Aba de Alocação Técnica:

Nesta aba é possível realizar a alocação técnica da OS. Ao concluir o preenchimento do registro, os valores serão atualizados e calculados, como Horas Planejadas, Valores da OS considerando a moeda etc.

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Controles para navegação da grade de alocação:

2.7  Técnico: Permitir a tecla de pesquisa (F3), exibindo somente os cadastros da "Companhias e Pessoas" que estejam definidos como funcionário;

2.8  Colunas Data / Hora Início: Obrigatórios somente no momento de gerar a proforma para a ordem de serviço. Não é permitido que seja informada uma data anterior a data de abertura da Ordem de Serviço;

2.9  Colunas Data / Hora Término: Obrigatórios somente no momento de gerar a proforma para a ordem de serviço. Não é permitido que seja informada uma data anterior à data de início informada para o técnico, “Item 2.8”, podendo ser informada a mesma data de início desde que a hora de término seja posterior a hora de início.

2.10       Duração (Dias): Total de dias entre a data de início, “Item 2.8” e data de término, “Item 2.9”, consideradas inclusive as datas de início e término, Ex.: Início dia 01/02/2020 término dia 10/02/2020, duração do serviço: 10 dias;

2.11       Vr./Hrs. Normais ($): Preenchida automaticamente com o valor da hora do técnico x cliente x serviço x tipo de hora x tipo de serviço (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturno), conforme tabela de preço. A sigla da moeda que será exibida na frente do nome do campo é a sigla da moeda da ordem de serviço;

2.12       Vr./Hrs. Extras Normais ($): Preenchida automaticamente com o valor da hora do técnico x cliente x serviço x tipo de hora x tipo de serviço (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna), conforme tabela de preço. A sigla da moeda que será exibida na frente do nome do campo é a sigla da moeda da ordem de serviço;

2.13       Vr./Hrs. Extras Diferenciada ($): Preenchida automaticamente com o valor da hora do técnico x cliente x serviço x tipo de hora x tipo de serviço (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna), conforme “Item 3.6” da tabela de preço. A sigla da moeda exibida na frente do nome do campo é a sigla da moeda da ordem de serviço;

2.14       Vr./Hrs. Viagem ($): Preenchida automaticamente com o valor da hora do técnico x cliente x serviço x tipo de hora x tipo de serviço (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna), conforme “Item 3.7” da tabela de preço. A sigla da moeda exibida na frente do nome do campo é a sigla da moeda da ordem de serviço;

2.15       Vr./Ad. Noturno ($): Preenchida automaticamente com o valor da hora do técnico x cliente x serviço x tipo de hora x tipo de serviço (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna), conforme “Item 3.8” da tabela de preço. A sigla da moeda que será exibida na frente do nome do campo é a sigla da moeda da ordem de serviço;

2.16       Hrs Planejadas: Campo de preenchimento automático, considerando o tipo de serviço da OS, quantidade de dias/semana e horas padrão/dia. Vide o quadro "Para o cálculo de Horas Planejadas";

2.17       Vr. Hrs Planejadas ($): Valor total das horas planejadas por técnico, (“Item 2.11” x “Item 2.16”). Sigla da moeda na frente do nome do campo conforme moeda da ordem de serviço;

2.18       Hrs Normais: Preenchida automaticamente pelo TimeSheet lançado. Contempla o total de horas do técnico x ordem de serviço x tipo de hora (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturno);

2.19       Hrs Extras Normais: Preenchida automaticamente pelo TimeSheet lançado. Contempla o total de horas do técnico x ordem de serviço x tipo de hora (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna);

2.20       Hrs Extras Diferenciada: Preenchida automaticamente pelo TimeSheet lançado. Contempla o total de horas do técnico x ordem de serviço x tipo de hora (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna);

2.21       Hrs de Viagem: Preenchida automaticamente pelo TimeSheet lançado. Contempla o total de horas do técnico x ordem de serviço x tipo de hora (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna);

2.22       Total Hrs Trabalhada: Soma do total de horas trabalhadas do técnico x ordem de serviço. Considerado o total de horas trabalhadas a somas das colunas (Hrs Normais + Hrs Extras Normais + Hrs Extras Diferenciada + Hrs de Viagem);

2.23       Ad. Noturno: Preenchida automaticamente pelo TimeSheet lançado. Contempla o total de horas do técnico x ordem de serviço x tipo de hora (Hr. Normal, Hr. Extra, Hr. Extra Diferenciada, Hr. Viagem e Adc. Noturna);

2.24       Vr. Hrs Normais ($): Valor total das horas normais trabalhadas por técnico, (“Item 2.11” x “Item 2.18”). Sigla da moeda na frente do nome do campo conforme moeda da ordem de serviço;

2.25       Vr. Hrs Extras Normais ($): Valor total das horas extras normais trabalhadas por técnico, (“Item 2.12” x “Item 2.19”). Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.26       Vr. Hrs Extras Diferenciada ($): Valor total das horas extras diferenciadas trabalhadas por técnico, (“Item 2.13” x “Item 2.20”) . Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.27       Vr. Hrs de Viagem ($): Valor total das horas de viagem por técnico, (“Item 2.14” x “Item 2.21”) . Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.28       Vr. Total Hrs Trabalhada ($): Soma do valor total das horas trabalhadas do técnico, (“Item 2.24” + “Item 2.25” + “Item 2.26” + “Item 2.27”). Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.29       Vr. Ad. Noturno ($): Valor total das horas noturnas trabalhadas por técnico, (“Item 2.15” x “Item 2.23”). Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.30       Vr. Total do Serviço ($): Soma do valor total das horas trabalhadas do técnico “Item 2.28” + valor horas noturnas do técnico “Item 2.29”. Sigla da moeda na frente do nome do campo, conforme moeda da ordem de serviço;

2.31       Despesas Viagem ($): Campo valor de preenchimento manual e opcional. Será informado neste campo o valor das despesas de viagem quando houver, este campo sempre será preenchido com os valores na mesma moeda da ordem de serviço. Sigla da moeda exibida na frente do nome do campo conforme moeda da ordem de serviço;

2.32       Outras Desp. ($): Campo valor de preenchimento manual e opcional. Será informado neste campo o valor das despesas adicionais quando houver, este campo sempre será preenchido com os valores na mesma moeda da ordem de serviço. Sigla da moeda exibida na frente do nome do campo conforme sigla da moeda da ordem de serviço;

2.33       Total da OS ($): O valor total da ordem de serviço leva em consideração a definição do “Tipo de Cobrança” da ordem de serviço. Se o tipo de cobrança da ordem de serviço for “Preço Fechado” este campo será a soma dos campos valor horas normais, mais despesas de viagem mais outras despesas: (“Item 2.17” + “Item 2.31” + “Item 2.32“). Caso o tipo de cobrança seja “Horas Trabalhadas”, este campo será a soma do valor total dos serviços mais as despesas de viagem, mais as despesas adicionais do técnico: (“Item 2.30“ + “Item 2.31“ + “Item 2.32“);

2.34       TOTAL GERAL: Totalizador dos campos de valores e horas, “Itens 2.16 a 2.23”;

2.35       TOTAL DA ORDEM DE SERVIÇO (USD): Campo exibido somente quando a ordem de serviço esteja em moeda diferente de “1-REAL”. Neste caso o valor apresentado neste campo será o valor do campo: Total da OS ($), “Item 2.33”;

2.36       Serviço Prestado (R$): Se o tipo de cobrança da OS for “Valor Fechado”, o valor deste campo é igual ao valor do campo “Vr. Hrs Planejadas”, “Item 2.17”. Caso seja “Horas Trabalhadas” o valor deste campo será igual ao valor do campo “Vr. Total do Serviço”, “Item 2.30” em (R$). Caso a ordem de serviço esteja em moeda diferente de “1-REAL” o valor será multiplicado pela taxa de conversão, convertendo os valores para (R$);

2.37       Despesas de Viagem (R$): Valor total do campo Despesa Viagem (USD) “Item 2.31” em (R$), se a ordem de serviço estiver em outra moeda diferente de “1-REAL” o valor será multiplicado pela taxa de conversão, convertendo os valores para (R$);

2.38       Outras Despesas (R$): Valor total do campo Outras Desp. ($) “Item 2.32“ em (R$), se a ordem de serviço estiver em outra moeda diferente de “1-REAL” o valor será multiplicado pela taxa de conversão, convertendo os valores para (R$);

2.39       TOTAL DA ORDEM DE SERVIÇO (R$): O valor deste campo é igual ao valor do campo: “Total da OS”, “Item 2.33”, considerando a taxa para conversão, se houver;

2.41       RESUMO ALOCAÇÃO TÉCNICA:

2.41.1   Início: Preenchido automaticamente com a menor data início informada na alocação técnica;

2.41.2   Término: Preenchido automaticamente com a maior data término informada na alocação técnica;

2.41.3   Total Dias Corrido: Preenchido automaticamente com o total de dias corridos planejado para a ordem se serviço, sendo (“Item 2.41.2” – “Item 2.41.1”);

2.41.4   Total Dias Alocado: Preenchido automaticamente com o total de dias trabalhados planejados para a ordem de serviço, sendo a soma do total de dias planejados para cada técnico, “Item 2.10”.

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COMPLEMENTO DA ORDEM SERVIÇO.

Anexos:  Assim como no aplicativo “TimeSheet”, a OS também possui opção para anexar documentos ao processo. A ordem de serviço terá acesso aos anexos de todos os timesheets relacionados a ela, bem como aos seus próprios anexos.

Parâmetro: Um parâmetro deve ser criado na janela “Parâmetros do Faturamento>Ordem de Serviço (GS)”, abaixo da seção “TimeSheet”. Este parâmetro determinará o local onde os anexos da OS bem como os anexos dos timesheets serão salvos, na máquina servidora do Ti9 (não é referente ao local na máquina do técnico).

Estrutura de pastas:

• O sistema utilizará o caminho parametrizado no item acima e criará uma subpasta para cada OS aberta. O nome da subpasta a ser criada terá a seguinte composição: “Filial_OS”.
  Ex.:  001_62 (filial 001 e OS 62).
  
  
• Abaixo desta pasta, estarão os anexos relativos à OS e uma outra subpasta chamada “timesheets”.
  
  
• Dentro da subpasta “timesheets”, existirão subpastas nomeadas com o código de cada técnico envolvido.
  
  
• Por fim, dentro de cada subpasta do técnico, serão gravados os anexos enviados (upload) quando da efetivação dos timesheets relativos. Para mais informações sobre os processos relativos ao aplicativo "Timesheet", vide: TimeSheet – Aplicativo para apontamento de horas trabalhadas nas ordens de serviço "GS".

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Anexos: Quando este botão é pressionado, a janela do Windows Explorer será aberta. A pasta a ser exibida é a parametrizada, nas devidas estruturas, conforme explicado nos itens acima.

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Agrupamento das Ordens de Serviço

É possível que sejam agrupadas várias ordens de serviço para gerar um único pedido de prestação de serviços para ser faturado.

Acesse: Ordem de Serviço > Agrupamento Ordens de Serviço - Gestão de Serviços

 As Ordens a serem agrupadas deverão estar na mesma moeda.

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Importação e Exportação de Tabelas de Preços

Acesse: Ordem de Serviço > Importação Tabela de Preço Técnico X Cliente X Serviço   ou  Exportação Tabela de Preço Técnico X Cliente X Serviço

"Template" e processo para importação e exportação das tabelas de preços também estão disponíveis, otimizando assim o processo de cadastro.

Na importação da tabela de preço o sistema deverá aplica as mesmas validações referente ao cadastro do cliente, técnico, produto, serviço e chaves da tabela realizadas quando cadastrado um preço manualmente.

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O arquivo a ser importado deve ser do tipo separado por ponto-e-vírgula, seguindo a sequência do template abaixo:

 
filial;codigo_cliente;nome_cliente;cnpj_cpf_cliente;codigo_tecnico;nome_tecnico;cnpj_cpf_tecnico;tipo_servico;descricao_tipo_servico;codigo_servico;descricao_servico;valor_hora_normal;valor_hora_extra_normal;valor_hora_extra_diferenciada;valor_hora_viagem;valor_adicional_noturno;data_ini_vigencia;observacao;codigo_moeda;nome_moeda
 
 

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