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Este processo permite realizar a gestão de cobranças de taxas originadas das “unidades de negócio” (lotes e residências) - receitas que são recorrentes de Taxas de manutenção, investimentos, fundos de reserva, dentre outras.
UTILIZAÇÃO
1. Cadastros
Unidade de Negócios -
- Na tela Financeiro -> Movimentos -> Central de Cobrança
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- Condomínios ->
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Figura 1 - Cadastrando o mês de referência
2. Manutenção do Plano de Contas Anterior
Ao clicar em "Manutenção Plano Contas Anterior", uma nova tela é aberta, e nesta são cadastrados os Planos de Contas referentes ao período anterior, cadastrado na tela "Geral".
O cadastro pode ser feito de três maneiras:
- Manualmente, inserindo o código da conta anterior e seu respectivo nome nos dois campos da tela e então clicando em "Ok"
- Importando os planos de contas já cadastrados no Ti9, selecionando quais serão inseridos na tabela presente no centro da tela
- Importando de um arquivo tipo ".txt", seguindo o formato de separação de dados (Delimitador, demonstrando qual item deve vir entre os dados, e Colunas indicando qual deve ser a ordem dos dados) conforme informado na figura 4.
Após inserir estes planos de contas, deve se clicar no botão "Salvar", no canto direito inferior da tela, para que as informações sejam devidamente salvas no sistema.
Figura 2 - Manutenção do Plano de Contas Anterior
Figura 3 - Importação de Plano de Contas já cadastrado no Ti9
Figura 4 - Importação de Plano de Contas utilizando arquivo .txt
3. Manutenção do Centro de Custos Anterior
Ao clicar em "Manutenção Centro Custos Anterior", uma tela semelhante à anterior será aberta, mas agora para cadastro dos centros de custos. O funcionamento da tela é o mesmo, com a única diferença que agora as informações inseridas serão dos Centros de Custos.
Figura 5 - Manutenção do Centro de Custos Anterior
4. Transferência de Saldos Iniciais
Na tela de "Transferência de Saldos Iniciais" é onde se registra os saldos iniciais dos planos de contas anteriores cadastrado, passando para os planos de contas atuais, utilizando ou não um centro de custo, e indicando se a natureza é Credora ou Devedora.
Para inserir as informações o processo é o seguinte:
- Selecionar em qual filial será feito o registro (o "SALDO CONSOLIDADO" serve apenas para consulta)
- Inserir o código da Conta Contábil Anterior
- Inserir o código da Conta Contábil Atual
- Inserir o código do Centro de Custo se necessário
- Inserir o Saldo Inicial (O valor passado do plano de contas antigo para o atual)
- Inserir a Natureza (Se Devedora, o valor será atribuído ao campo Débito, e se Credora, o valor será atribuído ao campo Crédito)
Após dar enter no campo natureza, as informações preenchidas são inseridas na tabela, e o valor de Débito e Crédito na parte inferior da tela é atualizado. Tal como nas outras telas, é necessário apertar o botão de "Salvar" para que as informações sejam salvas no sistema. A tela só salvará as informações inseridas se os valores de Débito e Crédito forem iguais.
Para atualizar algum registro já inserido na tabela, basta selecioná-lo na tabela e apertar enter, fazendo com que o registro preencha os campos de texto e a atualização seja possível. Para inserir de novo na tabela, basta no campo "Natureza" apertar enter que o registro é inserido novamente na tabela com os dados atualizados.
Figura 6 - Transferência de Saldos Iniciais
5. Parâmetros da Contabilidade
Para que o registro seja gerado no SPED Contábil, é necessário marcar o parâmetro "Houve mudança de plano de Contas em Relação ao Ano Anterior." conforme figura 7.
Figura 7 - Parâmetros da Contabilidade
6. Registro I157 - Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior (SPED Contábil)
No SPED Contábil, para que o registro I157 seja gerado, é necessário marcar a flag correspondente na tela de seleção, conforme figura 8.
Figura 8 - Registro I157
- Cadastros -> Unidades de Negócios. Efetue o cadastro de lotes e seus respectivos proprietários. Figura 1.
Figura 1 - Cadastro Unidade de Negócio
Taxas
- Na tela Financeiro -> Movimentos -> Central de Cobrança Condomínios -> Cadastros -> Taxas. São receitas originadas das “unidades de negócio” recorrentes de Taxas de manutenção, investimentos, fundos de reserva, dentre outras. Figura 2.
Taxas por Unidade
- Na tela Financeiro -> Movimentos -> Central de Cobrança Condomínios -> Cadastros -> Taxas por Unidade. nesta janela será feito o lançamento das taxas referente a cada unidade de negócio. Figura 3.
Figura 3 - Cadastro de Taxas por Unidade
2. Painel de Gestão de Taxas
- Na tela Financeiro -> Movimentos -> Central de Cobrança Condomínios -> Painel de Gestão de Taxas. Uma vez realizado o cadastro das taxas para a Unidade de Negócio, no painel de Gestão Taxas ocorrerá o processamento das Taxas para a Unidade de Negócio conforme o período informado. Veja Figura 4.
Figura 4 - Painel de Gestão de Taxas
Pesquisar
- Conforme os parâmetros de filtro informados o sistema pesquisa todos os lançamentos de taxas no período e exibe os dados na grid.
Gerar Período
- Conforme os parâmetros de filtro informados o sistema lança todas as taxas de acordo com o período de vigência da taxa. Caso já exista informações para o filtro informado o sistema emitirá um alerta (com as opções Sim ou Não para cancelar) informando ao usuário que já existe informações de acordo com o filtro informado e que os lançamentos automáticos serão reprocessado, ou seja, excluídos e relançados.
Importante: Caso o contas a receber já possua boleto, borderô, ou baixa o sistema não irá prosseguir com o reprocessamento sendo necessário o usuário desfazer manualmente a ação no contas a receber.
Relatório
- De acordo com os filtros informados é gerado o relatório com as informações das taxas no período. Importante: O layout/modelo do relatório será desenvolvido em campo pelos implantadores.
Adicionar taxa manual
- Permite o usuário informar manualmente uma taxa. Campos a serem informados: Id Unidade, Id Taxa, Quantidade, Valor Unitário e Responsável.
Excluir Taxa
- Permite o usuário excluir uma taxa lançada manualmente ou automática.
Lançar Contas a Receber
- Lança os contas a receber conforme os itens marcados na Grid. Para marcar os itens na grid pode clicar individualmente no X ou então clicar com o botão direito do Mouse na Grid e utilizar a opção Marcar Todos. Importante: Na tela do contas a receber os documentos de taxas não permite exclusão e nem alteração de valores.
Excluir Contas a Receber
Exclui os contas a receber conforme os itens marcados na Grid.
Importante: Somente os contas a receber em aberto e que não foram gerados boletos ou borderô podem ser excluídos, caso contrário o usuário precisará realizar a ação manual para liberar o documento;
Campos da Grid Editáveis
Origem Automática: Para os lançamentos de origem automática os seguinte campos podem ser alterados: Quantidade;
Origem Manual: Para os lançamentos de origem manual os seguinte campos podem ser alterados: Quantidade, Responsável (Cobrança) e Proprietário;