OBJETIVO
Permitir associar perfis de aprovação por alçada a um usuário que passará, a partir de então, a aprovar Pedidos de Compras de Material/Serviços Nacional e/ou Internacional conforme a alçada.
UTILIZAÇÃO
- PARÂMETROS
Acessar os parâmetros do Estoque -> Compras e habilitar a opções:
- Aprovação de Pedido por Alçada.
"SIM" irá ativar o controle por alçadas. - Limite Aprovação automática de Pedidos.
Aqui será definido o valor para aprovação automática dos pedidos, não sendo necessário passar pela aprovação das alçadas.
Importante: O valor para aprovação automática se aplica aos pedidos efetivados após esta definição, desta maneira é necessário que não exista nenhum pedido pendente de aprovação com valor inferior a este limite. Aconselhamos a realizar a aprovação de todos os pedidos que estiverem nesta situação ou então a efetivação de tais pedidos terão que ser removidas e estes re-efetivados, para que sejam liberados automaticamente pelo limite.
Figura 1 - Parâmetro Ativação Controle de Alçadas.
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- Níveis de aprovação
- Alçadas de aprovação de Pedidos
- Solicitantes/Aprovadores/Compradores
Figura 2 - Itens do Menu - Compras -> Cadastros -> Compras
- CADASTROS
Níveis de Aprovação
Efetue o Cadastro de Níveis de Aprovação conforme figura 3.
Figura 3 - Cadastro de níveis de aprovação
Defina Alçadas de Aprovação
Defina o cadastro das alçadas e vincule a cada nível de aprovação. Vide figura 4
- Valor Mínimo não poderá ser igual ao de outro cadastro de alçada dentro da mesma filial.
- Valor Mínimo deverá ser maior que o limite de aprovação de alçadas automática, quando este for definido.
Figura 4 - Cadastro de Alçadas
Vincule os níveis de aprovação e Existindo a necessidade de mais de um aprovador para o valor do pedido, os limites Mínimos e/ou Máximos deverão ser compartilhados entre as alçadas, exemplo:
Figura 4.1 - Cadastro de Alçadas
Na figura 4.1 podemos observar que as Alçadas 01, 02, 03 compartilham entre si os níveis mínios e máximos, isso indica que os pedidos que se encaixarem nesses valores terão mais de uma aprovação, como segue:
- Pedidos inferiores a 1.500,00 serão aprovados automaticamente (de acordo com o parâmetro limite de aprovação automática);
- Pedidos de entre de 10.000,00 deverão ser aprovados pela Alçada 01 (limite máximo 10.000,00) e pela Alçada 02 (limite mínimo 10.000,00);
- Pedidos de 50.000,00 deverão ser aprovados pela Alçada 02 (limite máximo) e pela Alçada 03 (limite mínimo);
- Pedidos acima de 50.000,00 serão aprovados apenas pela Alçada 04.
A sequencia de aprovação será sempre da menor Alçada para a maior. Caso exista mais de um aprovador na mesma Alçada, os pedidos que nela se encaixarem aparecerão para todos os aprovadores e será considerado como aprovado quando um deles o aprovar. Esse recurso é necessário para que se possa determinar aprovadores Suplentes, ou seja, na falta do aprovador principal, qualquer outro que estiver na mesma alçada deste, poderá prosseguir com a aprovação.
Alçada Ativa
Somente quando a alçada estiver ativa é que os pedidos começarão a serem associados à ela.
Caso uma alçada já tenha movimento (pelo menos 1 pedido aprovado por ela), não será possível a exclusão e/ou alteração da mesma, portanto para se regularizar, a mesma deverá ser desativada.
Existindo pedidos que já foram movimentados com uma alçada desativada, e ainda não 100% aprovados, para o reenquadramento do mesmo em nova alçada, deverá ter seu status mudado para pendente até que volte para o comprador, que deverá reabri-lo e efetivá-lo novamente para que aconteça o reenquadramento na nova alçada.
Portanto, antes de desativar uma alçada certifique-se que não exista nenhum pedido aprovado parcialmente.
Operações
É possível também definir quais operações serão direcionadas para o aprovador naquela determinada alçada. Isto afeta diretamente a exibição na janela "Aprovação Pedido de Compras". Vide abaixo.
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Vincule as alçadas no cadastro de aprovadores conforme figura figuras 5 , 6 e 67.
- Aba Geral marque a opção Aprova com "SIM"
Figura 5 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores
- Aba Aprovador informe o nível e alçada de aprovaçãotipo de limite e valor.
Figura 6 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Vínculo Nível e Alçada de Aprovação.Informações de limite
Obs.: Caso NÃO tenha o controle por Alçadas, na janela de aprovadores irá aparecer o campo de Nível para preenchimento. vide figura 6A.
Figura 6A - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Nível do aprovador (Sem controle de Alçadas)
- Aba "Alçadas por Filial": vincule as alçadas de aprovação. Conforme já citado, é possível também definir quais operações serão direcionadas para o aprovador naquela determinada alçada. Isto afeta diretamente a exibição na janela "Aprovação Pedido de Compras", pois somente aparecerão para o aprovador os pedidos que sejam referente as operações determinadas para a alçada dele.
Se nenhuma operação for vinculada, então todas as operações são consideradas e liberadas para o aprovador.- Somente serão exibidas operações dos tipo 50 e 43.
Figura 7 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Alçadas de aprovação de filial
- MOVIMENTAÇÃO
- Pedido de Compras
Na efetivação do Pedido de Compras, o sistema irá verificar quais alçadas de aprovação serão necessárias para o pedidoa Aprovação do Pedido.
Resultado será exibido no painel de status do pedido para acompanhamento, conforme figuras 7 8 e 89.
Figura 7 8 - Pedido de Compras com controle de Alçadas
Figura 8 9 - Pedido de Compras - Aprovação Automática
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Na janela de aprovação dos Pedidos de Compras, o usuário irá visualizar os pedidos para aprovação de acordo com a sua alçada. Vide Figuras 9.
Conforme mencionado, caso foram configuradas operações na janela da alçada (figura 7), somente aparecerão para o aprovador os pedidos que sejam referente as operações determinadas para a alçada dele.
Figura 10 - Aprovação Pedido de Compras
Filtros: (Figura 1011)
Opção de Filtro por: DATA - FILIAL - PEDIDO - FORNECEDOR - COMPRADOR
Figura 10 11 - Filtros Aprovação Pedido de Compras
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Opção: Visualizar todas as alçadas. Irá exibir os pedidos que estão em outros níveis de alçada, porém não poderá efetuar qualquer ação de mudança de status do pedido. (Aprovar/Reprovar/Pendente). (Figura 1112)
Figura 11 12 - Aprovação Pedido de Compras
Status: (Figura 1213)
PENDENTES - Exibe os pedidos Aguardando aprovação, os quais estão no limite da alçada do aprovador (Entre o Valor Mínimo e Máximo, considerando a alçada com menor valor minimo.)
APROVADOS - Exibe os Pedidos Aprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
REPROVADOS - Exibe os Pedidos Reprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
Figura 12 13 - Filtros Tela de Aprovação Pedido de Compras
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APROVAR - Aprova o pedido no seu nível de alçada, e envia para a próxima alçada.
Caso o aprovador esteja no último nível de alçada, o pedido estará aprovado por completo e liberado para recebimento. Vide Figura 13 14 e 14
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15
Se houver mais de uma alçada de aprovação, automaticamente o pedido passará para a próxima.
Figura 14 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Status Aprovado
Figura 14 15 - Pedido de Compras Aprovado e liberado para recebimento
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REPROVAR - Reprova o pedido no seu nível de alçada. Neste caso o pedido se encerra na própria alçada, e não irá avançar para a próxima, caso tenha.
É obrigatório informar o motivo da reprovação. Figura 15 16 e 1617.
Figura 15 16 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Reprovado
Figura 16 17 - Mensagem de Reprovação de Pedidos
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PENDENTE - Muda o Status do Pedido para pendente no seu nível de alçada e retorna para a alçada anterior.
Caso o aprovador esteja no menor nível de alçada, o pedido irá retornar para o Comprador. É obrigatório informar o motivo da pendência. Figura 17 18 e 1819.
Figura 17 18 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Pendente
Figura 18 19 - Mensagem Pedidos Pendentes
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Tela para o comprador acompanhar o status dos seus pedidos. Vide Figura 1920.
Figura 19 20 - Central de Compras
Filtros:
Por Data (emissão do pedido) - Pedido - Status, conforme Figura 2021.
Figura 20 21 - Central de Compras - Filtros
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É possível verificar em qual alçada o pedido se encontra, verificando as colunas Nível Aprovação - Alçada e Histórico Alçada.
Linhas destacadas na cor laranja, referem-se a pedidos que vieram da janela de aprovação com status PENDENTE. o Comprador deverá observar a coluna Histórico para verificar a pendencia do pedido informada pelo aprovador, após solucionada a pendência o comprador deverá efetivar novamente o pedido para que ele volte a Alçada de Aprovação. Figura 2122.
Figura 21 22 - Central de Compras - Pedido Pendente de Aprovação
- CADASTRO DE MOEDAS
Atualmente existem dois cadastros de moedas no TI9. Um é utilizado no módulo financeiro/Compras e o outro no módulo de importação. A partir da versão 4.0.192 foi unificado o cadastro da moedas, conforme figuras 23 até 25.
O cadastro utilizado no módulo financeiro era limitado a apenas 05 moedas. O Atual, poderá inserir quantas moedas forem necessárias.
Figura 23 - Menu Cadastro de Moedas
Figura 24 - Cadastro de Moedas
Figura 25 - Cadastro de Moedas
É necessário efetuar a manutenção do cadastro de acordo com a tabela interna "M10" utilizada no módulo de importação. Vide Figura 26 e 27. Caso não seja utilizado este cadastro, poderá inserir novas moedas normalmente.
Obs.: a tabela interna servirá apenas para manutenção do novo cadastro, porém não será mais utilizada pelo sistema. Qualquer inclusão ou alteração deverá ser feito pelo novo cadastro de moedas.
Figura 26 - Menu Cadastro Tabelas Internas
Figura 27 - Tabela M10 Moedas Controle de Importação. (Não será mais utilizado).
O cadastro de moedas utilizado no financeiro/Compras foi removido do sistema, devido a Unificação dos cadastros. Vide Figuras 28 até 30.
Figura 28 - Menu de acesso ao cadastro de Moedas do Financeiro/Compras
Figura 29 - Antiga tela de cadastro de Moedas (Era limitado a 05 moedas)
Figura 30 - Janela Atualizada contendo somente o controle em outras moedas.
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