Aprovação Pedido de Compras por Alçadas

OBJETIVO

Permitir associar perfis de aprovação por alçada a um usuário que passará, a partir de então, a aprovar Pedidos de Compras de Material/Serviços Nacional e/ou Internacional conforme a alçada. 

UTILIZAÇÃO

• PARÂMETROS

Acessar os parâmetros do Estoque -> Compras e habilitar a opções:

• Aprovação de Pedido por Alçada. 
  "SIM" irá ativar o controle por alçadas. 
  
  
• Limite Aprovação automática de Pedidos.
  Aqui será definido o valor para aprovação automática dos pedidos, não sendo necessário passar pela aprovação das alçadas.
  
  

Figura 1 - Parâmetro Ativação Controle de Alçadas.

No módulo de Compras , estão agrupados os itens de menu referente ao controle de alçadas (Figura 2)

• Níveis de aprovação
• Alçadas de aprovação de Pedidos
• Solicitantes/Aprovadores/Compradores

Figura 2 - Itens do Menu - Compras -> Cadastros -> Compras

• CADASTROS

     Efetue o Cadastro de Níveis de Aprovação conforme figura 3.

Figura 3 - Cadastro de níveis de aprovação

     Defina o cadastro das alçadas e vincule a cada nível de aprovação. Vide figura 4

• Valor Mínimo não poderá ser igual ao de outro cadastro de alçada dentro da mesma filial.
• Valor Mínimo deverá ser maior que o limite de aprovação de alçadas automática, quando este for definido.

Figura 4 - Cadastro de Alçadas

Vincule os níveis de aprovação e alçadas no cadastro de aprovadores conforme figura 5 e 6.

• Aba Geral marque a opção Aprova com "SIM"
  
  

Figura 5 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores

• Aba Aprovador informe o nível e alçada de aprovação.

Figura 6 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Vínculo Nível e Alçada de Aprovação.

• MOVIMENTAÇÃO

•      Pedido de Compras

     Na efetivação do Pedido de Compras, o sistema irá verificar quais alçadas de aprovação serão necessárias para o pedido.

     Resultado será exibido no painel de status do pedido para acompanhamento, conforme figuras 7 e 8.

Figura 7 - Pedido de Compras com controle de Alçadas

Figura 8 - Pedido de Compras - Aprovação Automática

• Aprovação Pedido de Compras

Na janela de aprovação dos Pedidos de Compras, o usuário irá visualizar os pedidos para aprovação de acordo com a sua alçada. Vide Figuras 9.

Figura 9 - Aprovação Pedido de Compras

Filtros: (Figura 10)

Opção de Filtro por: DATA - FILIAL - PEDIDO - FORNECEDOR - COMPRADOR

Figura 10 - Filtros Aprovação Pedido de Compras

Opção: Visualizar todas as alçadas. Irá exibir os pedidos que estão em outros níveis de alçada, porém não poderá efetuar qualquer ação de mudança de status do pedido. (Aprovar/Reprovar/Pendente). (Figura 11)

Figura 11 - Aprovação Pedido de Compras

Status: (Figura 12)

PENDENTES - Exibe os pedidos Aguardando aprovação, os quais estão no limite da alçada do aprovador (Entre o Valor Mínimo e Máximo, considerando a alçada com menor valor minimo.)
APROVADOS - Exibe os Pedidos Aprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
REPROVADOS - Exibe os Pedidos Reprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.

Figura 12 - Filtros Tela de Aprovação Pedido de Compras

Botões:

APROVAR - Aprova o pedido no seu nível de alçada, e envia para a próxima alçada. 
Caso o aprovador esteja no último nível de alçada, o pedido estará aprovado por completo e liberado para recebimento. Vide Figura 13 e 14

Figura 13 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Status Aprovado

Figura 14 - Pedido de Compras Aprovado e liberado para recebimento

REPROVAR - Reprova o pedido no seu nível de alçada. Neste caso o pedido se encerra na própria alçada, e não irá avançar para a próxima, caso tenha.
É obrigatório informar o motivo da reprovação. Figura 15 e 16.

Figura 15 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Reprovado

Figura 16 - Mensagem de Reprovação de Pedidos

PENDENTE - Muda o Status do Pedido para pendente no seu nível de alçada e retorna para a alçada anterior.
Caso o aprovador esteja no menor nível de alçada, o pedido irá retornar para o Comprador. É obrigatório informar o motivo da pendência. Figura 17 e 18.

Figura 17 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Pendente

Figura 18 - Mensagem Pedidos Pendentes

Central de Compras

Tela  para  o comprador acompanhar o status dos seus pedidos. Vide Figura 19.

Figura 19 - Central de Compras

Filtros: 

Por Data - Pedido - Status conforme  Figura 20.

Figura 20 - Central de Compras - Filtros

Alçadas na Central de Compras

Clique no botão Compras para listas os pedidos.

É possível verificar em qual alçada o pedido se encontra, verificando as colunas Nível Aprovação - Alçada e Histórico Alçada.
Linhas destacadas na cor laranja, referem-se a pedidos que vieram da janela de aprovação com status PENDENTE. o Comprador deverá observar a coluna Histórico para verificar a pendencia do pedido informada pelo aprovador. Figura 21.

Figura 21 - Central de Compras - Pedido Pendente de Aprovação