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OBJETIVO
Otimizar o processo e autonomia do trabalho de inclusão/reajuste do Planejamento Orçamentário.
UTILIZAÇÃO
No módulo "Planejamento Orçamentário", menu Processos, foram adicionados: o item "Reajuste de Verbas", o submenu "Integração do Planejamento Orçamentário" e, dentro deste, os itens Importação e Exportação, conforme a Figura 1:
Figura 1 - Novos Itens no Menu
Exportação do Planejamento Orçamentário
Na janela de exportação, ao preencher o Ano Base e selecionar a pasta de destino da planilha, clique em OK para exportar as verbas (veja a Figura 2 abaixo).
Você pode apertar a tecla F4 para selecionar uma pasta ou digitar o nome desta, sempre usando uma pasta existente.
A filial a ser considerada é sempre a filial ativa no sistema, no momento da exportação. Se estiver ativa a Consolidadora, então os registros de todas as filiais desta serão exportados.
Figura 2 - Exportação do Planejamento Orçamentário
O arquivo será gerado com a seguinte nomenclatura "Verbas_Ano_Data_Hora.CSV". Exemplo: Verbas_2020_22-03-2021_17h07.csv, indica que o arquivo contém os registros do Ano Base 2020 e foi gerado às 17:07 do dia 22/03/2021. O caminho completo do arquivo é exibido na mensagem de sucesso da geração, demonstrada na Figura 3:
Figura 3 - Caminho do Arquivo Gerado
O layout do arquivo exportado é:
- Primeira linha para os títulos das colunas
- Demais para os valores das colunas
Título das colunas: ano_base; filial; codigo_conta; centro_custos; m01; m02; m03; m04; m05; m06; m07; m08; m09; m10; m11; m12; perc_reducao; codigo_projeto1; codigo_projeto2; codigo_projeto3; codigo_projeto4; chk_verb_mensal
Significados
- codigo_conta: Conta Contábil
- m01 a m12: correspondem aos meses 01 (Janeiro) a 12 (Dezembro)
- chk_verb_mensal: "Controle de Verbas Mensais Não Acumulativas" (True para SIM e False para NÃO)
Figura 4 - Planilha do Planejamento Orçamentário
Importação do Planejamento Orçamentário
Após editar as informações na planilha exportada e salvar o arquivo, abra a janela de importação (Figura 5 abaixo), selecione o arquivo e clique em OK para importar os registros.
O formato do arquivo a ser importado deve sempre ser “CSV”, respeitando o mesmo layout do arquivo exportado, i.e., primeira linha para os títulos das colunas e demais para os valores.
Deve-se respeitar também a estrutura das colunas, conforme informativo na própria janela.
Figura 5 - Importação do Planejamento Orçamentário
Caso já exista alguma verba cadastrada para o Ano Base que você está importando, será exibida a mensagem de confirmação da Figura 6:
Figura 6 - Mensagem de Verbas Existentes
Ao encontrar algum registro que tenha dados inconsistentes (em relação aos cadastros do ERP) o processo será cancelado e exibirá a mensagem da Figura 7:
Figura 7 - Mensagem de Inconsistência
Verificação de Inconsistências
Os registros inconsistentes serão destacados em uma nova planilha que conterá apenas as informações necessárias para identificar e corrigir as inconsistências no arquivo do Planejamento Orçamentário a ser importado.
Só serão validadas e substituídas as verbas que tiverem as mesmas informações que identificam o registro (ano_base, filial, codigo_conta, centro_custos, codigo_projeto1, codigo_projeto2, codigo_projeto3, codigo_projeto4), conforme o cadastro "Planejamento Orçamentário > Auxiliar > Parâmetros do Planejamento", campo "Controle Verbas Por":
- ano_base: deve ser único em todos os registos e igual ao ano da data ativa no sistema;
- filial: deve corresponder ao código das filiais cadastradas no sistema;
- codigo_conta, centro_custos, codigo_projeto1, codigo_projeto2, codigo_projeto3, codigo_projeto4:
| Opção | Descrição | Verificação/Importação/Substituição |
|---|---|---|
| 0 | Não Controla | codigo_conta é obrigatória e deve existir no Plano de Contas para o Ano Base com Analítica; centro_custos e projetos são ignorados na validação e ficam em branco na importação; |
| 1 | Conta Contábil | (mesma verificação que a opção 0) |
| 2 | Centro de Custos | codigo_conta é obrigatória e deve existir no Plano de Contas para o Ano Base; centro_custos é obrigatório e deve existir no cadastro Centros de Custos, ser Analítico e estar ativo; projetos não são validados e ficam em branco na importação; |
| 3 | Projeto | codigo_conta é obrigatória e deve existir no Plano de Contas para o Ano Base; centro_custos é obrigatório e deve existir no cadastro Centros de Custos, ser Analítico e estar ativo; codigo_projeto1 é obrigatório; os códigos de projetos informados são validados com o cadastro Projetos; |
Se já existirem verbas cadastradas estas mesmas informações do registro que está sendo importado, é feita a substituição no cadastro. Caso alguma informação seja diferente, o registro é adicionado sem alterar os outros registros existentes.
Figura 8 - Arquivo Gerado das Inconsistências
Os dados inconsistentes serão identificados na célula da planilha com o texto "N/E" (Não Encontrado), conforme demonstrado na Figura 9:
Figura 9 - Planilha com Inconsistências
Uma inconsistência pode significar:
- uma informação obrigatória que não foi informada corretamente (filial, codigo_conta, centro_custos, codigo_projeto1)
- uma informação opcional que foi informada e não existe no cadastro do ERP (codigo_projeto2, codigo_projeto3, codigo_projeto4)
Após utilizar a planilha de inconsistências para localizar e corrigir os registros da planilha do Planejamento Orçamentário, efetue novamente a importação do arquivo (como demonstrado na Figura 5 acima).
Observação: a planilha de inconsistências não pode ser utilizada para importação, pois não contém todas as colunas do Planejamento Orçamentário.
Se não houver inconsistência no arquivo, será exibida a mensagem da Figura 10:
Figura 10 - Importação com Sucesso
Reajuste de Verbas
Esta janela (Figura 11) permite utilizar um percentual para reajustar todas as verbas de um ano base e filial. Por isso, tais campos exibem apenas os registros contidos no cadastro Orçamento de Verbas, de acordo com o Ano Base escolhido. Por exemplo, os centros de custo a serem exibidos não são todos aqueles do cadastro de Centros de Custos, mas aqueles já utilizados em registros do cadastro Orçamento de Verbas.
Figura 11 - Reajuste de Verbas por Projeto
Regras dos Campos
- A(s) contas contábeis são obrigatórias;
- Os centros de custos e os projetos seguem a regra do cadastro "Planejamento Orçamentário > Auxiliar > Parâmetros do Planejamento", campo "Controle Verbas Por":
| Opção | Descrição | Opções |
|---|---|---|
| 0 | Não Controla | Conta Contábil é obrigatória; Centro de Custos e Projetos ficam indisponíveis; |
| 1 | Conta Contábil | (mesmo que a opção 0) |
| 2 | Centro de Custos | Conta Contábil e Centro de Custos são obrigatórios; Projetos ficam indisponíveis; |
| 3 | Projeto* | Conta Contábil, Centro de Custos e o Projeto 1 são obrigatórios; os projetos seguem as regras definidas no cadastro Parâmetros da Contabilidade (se o parâmetro “Utiliza ‘níveis filhos’ de projeto” estiver ativado, o sistema respeitará os níveis na pesquisa F3 dos projetos); |
- Os meses são opcionais. Se não especificar nenhum mês, todos os meses serão reajustados nos registros;
- O Reajuste deve ser maior que 0 (zero), com até 3 casas decimais.
Cálculo para atualização das verbas:
Fórmula para cálculo: valor reajustado = valor antigo * [1+(% reajuste/100)]
Exemplo: reajustar as verbas da conta contábil 3.2.1.02.0002 -> VALE REFEIÇÃO, do centro de custos 1.0001, valor de R$ 1.000,51, usando o percentual de reajuste de 8,71%, para os meses de Janeiro à Dezembro 2021.
Valor reajustado = valor antigo * [1+(% reajuste/100)]
= R$ 1.000,51 x [1+(8,71/100)]
= R$ 1.000,51 x 1,0871
= R$ 1.087,65
Veja as figuras 12 a 14.
Figura 12 - Orçamento de Verbas sem Reajuste
Figura 13 - Reajuste de Verbas por Centro de Custos
Figura 14 - Orçamento de Verbas Reajustado
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