Aprovação Pedido de Compras por Alçadas

OBJETIVO

Permitir associar perfis de aprovação por alçada a um usuário que passará, a partir de então, a aprovar Pedidos de Compras de Material/Serviços Nacional e/ou Internacional conforme a alçada.

UTILIZAÇÃO

PARÂMETROS

Acessar os parâmetros do Estoque -> Compras e habilitar a opções:

Aprovação de Pedido por Alçada.
"SIM" irá ativar o controle por alçadas.
Importante: Antes de ativar o controle por alçadas sugerimos que avaliem a situação de todos os pedidos pendentes de aprovação verificando as faixas de aprovação conforme os níveis de aprovação.
Limite Aprovação automática de Pedidos.
Aqui será definido o valor para aprovação automática dos pedidos, não sendo necessário passar pela aprovação das alçadas.
Importante: O valor para aprovação automática se aplica aos pedidos efetivados após esta definição, desta maneira é necessário que não exista nenhum pedido pendente de aprovação com valor inferior a este limite. Aconselhamos a realizar a aprovação de todos os pedidos que estiverem nesta situação ou então tais pedidos terão que ser desefetivados e efetivados novamente para que sejam liberados automaticamente pelo limite.

Figura 1 - Parâmetro Ativação Controle de Alçadas.

No módulo de Compras , estão agrupados os itens de menu referente ao controle de alçadas (Figura 2)

Níveis de aprovação
Alçadas de aprovação de Pedidos
Solicitantes/Aprovadores/Compradores

Figura 2 - Itens do Menu - Compras -> Cadastros -> Compras

CADASTROS

Níveis de Aprovação

Efetue o Cadastro de Níveis de Aprovação conforme figura 3.

Figura 3 - Cadastro de níveis de aprovação

Alçadas de Aprovação

Defina o cadastro das alçadas e vincule a cada nível de aprovação. Vide figura 4

Valor Mínimo não poderá ser igual ao de outro cadastro de alçada dentro da mesma filial.
Valor Mínimo deverá ser maior que o limite de aprovação de alçadas automática, quando este for definido.

Figura 4 - Cadastro de Alçadas

Existindo a necessidade de mais de um aprovador para o valor do pedido, os limites Mínimos e/ou Máximos deverão ser compartilhados entre as alçadas, exemplo:

Figura 4.1 - Cadastro de Alçadas

Na figura 4.1 podemos observar que as Alçadas 01, 02, 03 compartilham entre si os níveis mínios e máximos, isso indica que os pedidos que se encaixarem nesses valores terão mais de uma aprovação, como segue:

Pedidos inferiores a 1.500,00 serão aprovados automaticamente (de acordo com o parâmetro limite de aprovação automática);
Pedidos de entre de 10.000,00 deverão ser aprovados pela Alçada 01 (limite máximo 10.000,00) e pela Alçada 02 (limite mínimo 10.000,00);
Pedidos de 50.000,00 deverão ser aprovados pela Alçada 02 (limite máximo) e pela Alçada 03 (limite mínimo);
Pedidos acima de 50.000,00 serão aprovados apenas pela Alçada 04.

A sequencia de aprovação será sempre da menor Alçada para a maior. Caso exista mais de um aprovador na mesma Alçada, os pedidos que nela se encaixarem aparecerão para todos os aprovadores e será considerado como aprovado quando um deles o aprovar. Esse recurso é necessário para que se possa determinar aprovadores Suplentes, ou seja, na falta do aprovador principal, qualquer outro que estiver na mesma alçada deste, poderá prosseguir com a aprovação.

Alçada Ativa

Somente quando a alçada estiver ativa é que os pedidos começarão a serem associados a ela.

Caso uma alçada já tenha movimento (pelo menos 1 pedido aprovado por ela) não será possível a exclusão e/ou alteração da mesma, portanto para se regualizar a mesma deverá ser desativada.

Existindo pedidos que já foram movimentados com uma alçada desativada, e ainda não 100% aprovados, para o reenquadramento do mesmo em nova alçada, deverá ter seu status mudado para pendente até que volte para o comprador, que deverá reabrí-lo e efetivá-lo novamente para que aconteça o reenquadramento na nova alçada.

Portanto, antes de desativar uma Alçada certifique-se que não exista nenhum pedido aprovado parcialmente.

Vincule os níveis de aprovação e alçadas no cadastro de aprovadores conforme figura 5 e 6.

Aba Geral marque a opção Aprova com "SIM"

Figura 5 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores

Aba Aprovador informe o nível e alçada de aprovação.

Figura 6 - Cadastro de Solicitantes/Aprovadores/Compradores - Vínculo Nível e Alçada de Aprovação.

MOVIMENTAÇÃO

Pedido de Compras

Na efetivação do Pedido de Compras, o sistema irá verificar quais alçadas de aprovação serão necessárias para a Aprovação do Pedido.

Resultado será exibido no painel de status do pedido para acompanhamento, conforme figuras 7 e 8.

Figura 7 - Pedido de Compras com controle de Alçadas

Figura 8 - Pedido de Compras - Aprovação Automática

Aprovação Pedido de Compras

Na janela de aprovação dos Pedidos de Compras, o usuário irá visualizar os pedidos para aprovação de acordo com a sua alçada. Vide Figuras 9.

Figura 9 - Aprovação Pedido de Compras

Filtros: (Figura 10)

Opção de Filtro por: DATA - FILIAL - PEDIDO - FORNECEDOR - COMPRADOR

Figura 10 - Filtros Aprovação Pedido de Compras

Opção: Visualizar todas as alçadas. Irá exibir os pedidos que estão em outros níveis de alçada, porém não poderá efetuar qualquer ação de mudança de status do pedido. (Aprovar/Reprovar/Pendente). (Figura 11)

Figura 11 - Aprovação Pedido de Compras

Status: (Figura 12)

PENDENTES - Exibe os pedidos Aguardando aprovação, os quais estão no limite da alçada do aprovador (Entre o Valor Mínimo e Máximo, considerando a alçada com menor valor minimo.)
APROVADOS - Exibe os Pedidos Aprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.
REPROVADOS - Exibe os Pedidos Reprovados pelo aprovador no seu nível de alçada.

Figura 12 - Filtros Tela de Aprovação Pedido de Compras

Botões:

APROVAR - Aprova o pedido no seu nível de alçada, e envia para a próxima alçada.
Caso o aprovador esteja no último nível de alçada, o pedido estará aprovado por completo e liberado para recebimento. Vide Figura 13 e 14

Se houver mais de uma alçada de aprovação, automaticamente o pedido passará para a próxima.

Figura 13 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Status Aprovado

Figura 14 - Pedido de Compras Aprovado e liberado para recebimento

REPROVAR - Reprova o pedido no seu nível de alçada. Neste caso o pedido se encerra na própria alçada, e não irá avançar para a próxima, caso tenha.
É obrigatório informar o motivo da reprovação. Figura 15 e 16.

Figura 15 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Reprovado

Figura 16 - Mensagem de Reprovação de Pedidos

PENDENTE - Muda o Status do Pedido para pendente no seu nível de alçada e retorna para a alçada anterior.
Caso o aprovador esteja no menor nível de alçada, o pedido irá retornar para o Comprador. É obrigatório informar o motivo da pendência. Figura 17 e 18.

Figura 17 - Tela de Aprovação Pedido de Compras - Pedido Pendente

Figura 18 - Mensagem Pedidos Pendentes

Central de Compras

Tela para o comprador acompanhar o status dos seus pedidos. Vide Figura 19.

Figura 19 - Central de Compras

Filtros:

Por Data (emissão do pedido) - Pedido - Status, conforme Figura 20.

Figura 20 - Central de Compras - Filtros

Alçadas na Central de Compras

Clique no botão Compras para listas os pedidos.

É possível verificar em qual alçada o pedido se encontra, verificando as colunas Nível Aprovação - Alçada e Histórico Alçada.
Linhas destacadas na cor laranja, referem-se a pedidos que vieram da janela de aprovação com status PENDENTE. o Comprador deverá observar a coluna Histórico para verificar a pendencia do pedido informada pelo aprovador, após solucionada a pendência o comprador deverá efetivar novamente o pedido para que ele volte a Alçada de Aprovação. Figura 21.

Figura 21 - Central de Compras - Pedido Pendente de Aprovação