EDI, Painel Comercial e otimização do processo de expedição

OBJETIVO

Otimizar o processo de gestão e liberação das demandas para faturamento, bem como tornar mais prática a manutenção destes processos.

UTILIZAÇÃO

O sistema encara os seguintes campos como conceito base para a determinação do que é um item, para toda a funcionalidade:

• Cliente, 
• Fábrica, 
• Local de Entrega, 
• Código do Produto (Ti9), 
• Tipo de Fornecimento, 
• Número do Pedido do Cliente, 
• Item do Pedido do Cliente, 
• Call Delivery e 
• Código do Produto no Cliente, que deve estar devidamente cadastrado.

Então esta "chave composta" é sempre utilizada no sistema para toda esta funcionalidade, para localizar e referenciar os itens, bem como nas alterações de alocação de saldo etc.

1) Para que seja possível incluir demanda para o cliente na janela "Liberação Itens para Faturamento", tanto via importação de arquivo EDI quanto manual é necessário que o produto esteja relacionado com o cliente. O relacionamento do produto com o cliente deve ser feito acessando o cadastro do produto, menu “Código & Pedido do Cliente”, vide “Figura 1.

Figura 1 - Relacionamento do Produto da Demanda

2) É possível limitar as operações de saída que cada usuário terá acesso na tela de "Liberação Itens para Faturamento" atrelando as operações ao usuário no cadastro de plano de senhas, opção "Op. Pré Nota", vide “Figura 2”. Esta configuração pode ser feita por usuário ou grupo de usuário e será aplicada tanto para as demanda quanto para inclusão de pedidos de vendas/outras saídas:

Figura 2 - Cadastro de Operações

3) Na tela de pedidos e de "Liberação Itens para Faturamento" foi criado o campo "Data de Programação". Para os pedidos de vendas/outras saídas, assim como a data de entrega este campo pode ser preenchido tanto no cabeçalho do pedido, menu “Dados de Entrega/Outras Informações” vide “Figura 3” quanto no item, vide “Figura 4”, já para as demandas este campo esta disponível somente na linha do item, uma vez que a demanda trata cada item individualmente. A exibição deste campo deve ser habilitada no cadastro da operação de pré-nota, vide “Figura 5”, que são as operações do tipo 70 a 78 e é obrigatório para as operações que serão utilizadas na tela "Liberação Itens para Faturamento", para as demais operações é opcional:

Figura 3 - Data de Programação no Cabeçalho

Figura 4 - Data de Programação nos Itens

Figura 5 - Cadastro de Operações

4) Necessário que seja revisado o campo "Moeda" disponível na janela de "Parametrização do Pedido do Cliente - EDI", vide “Figura 6” para que o sistema preencha corretamente a moeda na demanda no momento da importação do arquivo EDI, permitindo assim a conversão da moeda na liberação do item para faturamento. Quando incluído um novo cadastro na tela "Parametrização do Pedido do Cliente - EDI" por padrão o sistema irá preencher o campo moeda com “1 - REAL”, caso a moeda seja diferente o usuário deve alterar:

Figura 6 - janela de Parametrização do Pedido EDI

5) Na janela "Cadastro de Unidades", vide “Figura 7”, existe o campo "Numero de Casas Decimais". O sistema valida estas casas decimais na inclusão de nova demanda na janela de planejamento do faturamento e inclusão de pedidos de vendas, tanto na importação de arquivo EDI automático (já contemplado no integrador), importação de arquivo EDI manual e inclusão de demanda manual. Esse campo aceita valores de 0 a 4.

Figura 7 - Número de Casas Decimais

6) No cadastro de Companhias & Pessoas foi criado o campo “Tipo de Agrupamento do Lote na Efetivação do BS”, vide “Figura 8”, para que o usuário possa configurar como deve ser agrupada as demandas no pedido e nota fiscal para cada cliente, conforme detalhamento abaixo:

Opções de agrupamento:

0 - Sem agrupamento - Sem quebra: Ao efetivar o BS o sistema irá gerar o pedido sem agrupar as demandas, criando um item no pedido e na nota fiscal para cada demanda selecionada, mesmo que tenha selecionado alguma das opções de agrupamento na tela "Liberação Itens para Faturamento". Neste caso o lote não será levado em consideração para quebrar o item no pedido e nota fiscal e será destacado somente nos dados adicionais do documento.
1 - Sem agrupamento - Com quebra por Lote: Ao efetivar o BS o sistema irá gerar o pedido sem agrupar as demandas, criando um item no pedido e na nota fiscal para cada demanda selecionada, mesmo que tenha selecionado alguma das opções de agrupamento na tela "Liberação Itens para Faturamento", nesta opção cada lote diferente selecionado na demanda determina a quebra de um novo item no pedido e na nota fiscal. Neste caso o lote será destacado somente nos dados adicionais do item;
2 - Com Agrupamento - Produto + Call Delivery + pedido do cliente (sem considerar o lote): Ao efetivar o BS o sistema irá gerar o pedido agrupando as demandas, criando um item no pedido e na nota fiscal para cada alteração no código de produto, call delivery ou pedido do cliente, mesmo que tenha selecionado a opção sem agrupamento na tela "Liberação Itens para Faturamento". Neste caso o lote não será levado em consideração para quebrar o item no pedido e nota fiscal e será destacado somente nos dados adicionais do documento.

Figura 8 - Tipo de Agrupamento do Lote na Efetivação do BS

Para acessar a janela de "Liberação Itens para Faturamento", acesse o módulo de "Faturamento > Movimentos > Liberação Itens para Faturamento".

Nesta janela serão inseridas as demandas para o planejamento do faturamento, estas poderão ser inseridas de três formas:

• Importado automaticamente através do integrador (Arquivo EDI Sawluz), (ver manual EDI SAWLUZ). Nesse modo será possível, tanto incluir como adicionar um novo item na carteira de clientes, sem a necessidade da carteira ser limpa, o novo arquivo deve manter o formato do arquivo original, porem no final da linha fica um indicador "C" que indica inclusão/alteração de novo item.
• Importado através do botão "Importar EDI".
• Incluído manualmente através do botão "Adicionar Necessidade".

Botões existentes:

Figura 9 - Botões

• Atender automaticamente: Ao clicar no “Atendimento Automático”, o sistema atende o saldo de estoque automaticamente para os itens que estiverem sendo exibidos na janela. Neste momento o sistema reserva o saldo de estoque alocado nos itens tanto no almoxarifado informado no item, quanto na localização do WMS.
  O sistema leva em consideração também o critério onde verifica o múltiplo de embalagem por cliente e também valida a quantidade de casas decimais. Para saber mais sobre a funcionalidade "Múltiplo de Embalagem", veja Endereçamento e Lote - Múltiplo de Embalagem.
  Este botão será habilitado somente quando o usuário preencher os campos: "Cliente", "Fábrica" e "Local de Entrega". 
  Quando há divergência entre o estoque comum e o estoque WMS, a mensagem abaixo poderá ser exibida ("Figura 10"). Nesse caso é necessário abrir a tela "Conferência Estoque Convencional X WMS" localizada no módulo "WMS -> Relatórios -> Operacionais", e gerar um relatório com o produto exibido na mensagem e fazer as devidas alterações.
  Exemplo: Produto X, tem 2 unidades no estoque físico porem 1 unidade já está reservada, porem no estoque WMS o produto X ainda possui 2 unidades sem nenhuma reserva. Se na tela de "Liberação do Faturamento" o usuário fizer o atendimento automático de 2 unidades do produto X a mensagem da "Figura 10" vai ser exibida.
  
   Lembrando que o atendimento é feito de acordo com os critérios acima e também leva em conta o saldo do estoque. Então nem sempre o total solicitado será atendido.

Figura 10 - Mensagem de divergência no estoque.

• Limpar Atendimento: Limpa o atendimento feito para o item selecionado..
• Adicionar Necessidade: Ao clicar no botão “Adicionar Necessidade”, o sistema exibirá uma uma janela para que sejam incluídas as necessidades do cliente, sendo necessário digitar todos os campos digitados atualmente na inclusão de um pedido de vendas manual.
  
  

Figura 10 - Janela de Inserção de nova necessidade

• Editar Necessidade: Ao clicar em "Editar Necessidade", será aberta a janela de "Nova Necessidade" ("Figura 10"), permitindo a alteração dos dados da demanda.
   Somente quando o tipo de agrupamento for "Sem Agrupamento".
  
  
• Importar EDI: Ao clicar em "Importar EDI", será aberta a janela "Importação de Nova Necessidade (Demanda)", onde, será permitida a inserção de um arquivo CSV ou TXT de acordo com o layout descrito.

Figura 11 - Janela de Importação EDI

• Liberar para BS: Ao clicar no botão "Liberar para BS", o sistema gera o BS e envia automaticamente direto para a impressora sem exibir o documento na janela. Caso o BS esteja com alguma restrição de validação de regra fiscal ou financeira, será exibida uma mensagem informando o número do BS e o tipo de restrição. Neste caso a impressão do boletim não acontece.
  
  O sistema gera um boletim para cada operação na seleção dos itens efetuada.

Caso haja a necessidade, o usuário pode realizar o atendimento manual, ao clicar na linha do item e pressionar a tecla <F3>, o sistema exibirá a tela de endereçamento do WMS, possibilitando que o usuário faça a alocação das quantidades e endereços que desejar. Neste momento o sistema reservará o saldo de estoque alocado nos itens tanto no almoxarifado informado no item quando na localização do WMS. Este campo só será liberado a digitação caso os campos "Cliente", "Fábrica" e "Local de Entrega" estejam preenchidos. Lembrando que poderá ter uma planta com fábrica e local de entrega em branco para o cliente.

O layout das janelas são divididos nas seguintes partes: "Filtros do Planejamento", "Ao Liberar o Planejamento" e "Planejamento".

Na parte de "Filtros do Planejamento" ficam os critérios para se listar as demandas.

Campos existentes:

• Data de corte: Se refere a data de programação, caso esse campo não esteja preenchido o sistema não trará nenhuma data de corte futura na pesquisa.
• Cliente: Campo obrigatório caso a opção "Por Cliente" esteja selecionada, permite pesquisa (F3). 
• Fábrica: Campo obrigatório caso a opção "Por Cliente" esteja selecionada, permite pesquisa (F3). 
• Local de Entrega: Campo obrigatório caso a opção "Por Cliente" esteja selecionada, permite pesquisa (F3). 
• Operador: Campo obrigatório caso a opção "Por Operador" esteja selecionada, permite pesquisa (F3).

 IMPORTANTE: Para a pesquisa o sistema considera exatamente o que foi especificado pelo usuário, exemplo: caso o cliente possua Fabrica/Local de Entrega, porem esses campos não forem especificados, o retorno da pesquisa virá em branco. Caso ele queira fazer a pesquisa para aquele cliente ele deve definir a Fabrica/Local de Entrega.
Caso a intenção seja pesquisar todas as demandas, ele deve deixar o campo de Cliente, Fabrica e Local de Entrega em branco.

Caso ambos os campos estejam vazios, o sistema trará todas as demandas até o dia atual, ou até a data de corte caso a mesma tenha sido preenchida.

Figura 12 - Filtros do Planejamento

Na parte "Ao Liberar o Planejamento" ficam informações que precisam ser preenchidas para efetivar a liberação do item para faturamento (botão "Liberar para BS").

Campos existentes:

• Data de entrega: Campo obrigatório para liberação dos itens para faturamento.
• Observação do Operador: Campo texto de até 80 caracteres.
• Moeda: Ao tentar liberar o item para BS (botão "Liberar para BS"), o sistema detecta a moeda da demanda, caso seja diferente de REAL, o sistema exibe a moeda da demanda e solicita a taxa de conversão.
   A caixa "Moeda" fica oculta por padrão, sendo exibida apenas quando necessário conforme descrito acima.

Figura 13 - Ao Liberar o Planejamento.

Ainda nessa parte, existe uma legenda referente a origem da demanda "Figura 14".

A - Automático, quando a origem da demanda vem através do botão "Atender automaticamente"

M - Manual, quando a origem da demanda vem do botão "Adicionar necessidade".

I - Integração EDI ("Importar EDI"), quando a demanda vem do botão "Importar EDI".

Figura 14 - Origem da Demanda

Na parte "Planejamento", serão exibidas as demandas, inseridas ou importadas, de acordo com os filtros e com o tipo de agrupamento definido pelo usuário.

Figura 15 - Tabela de demandas

Caso o usuário queria realizar o endereçamento de forma manual, basta ele selecionar uma demanda e pressionar a tecla <F3>, será aberta a tela "Seleção de Endereços", "Figura 16". Nessa tela o usuário poderá pressionar tecla <F3> novamente, então a tela "Alocação de Saldo" será exibida, "Figura 17". Nessa tela a coluna "Qtde Atendida" pode ser editada de acordo com as necessidades.

 A confirmação da reserva de saldo só ocorrerá quando o botão "Confirmar" da primeira tela for pressionado.

 Acima da tabela, existe um ícone de ajuda, que abre uma janela com uma explicação resumida das funções e atalhos da janela.

Figura 18 - Janela de Ajuda

 Sobre a coluna "Saldos Estoque Outros Almox":

Esta coluna:

• Demonstra a soma das quantidades disponíveis em almoxarifados diferentes do almoxarifado do item (linha do item), considerando vãos bloqueados e desbloqueados;
• [ E ] 
• em endereços bloqueados e desbloqueados, em almoxarifado igual do item, determinado como indisponível;
• [ E ]
• em endereços Bloqueados, em almoxarifado IGUAL ao do item.

 IMPORTANTE:

Em casos onde o arquivo EDI de Demanda (INTSAW) é recepcionado e processado pelo sistema, a linha da carteira pode não ser importada porque pode estar com sua quantidade totalmente contemplada já em Boletim de Separação.
 Isto pode ser notado através dos logs gerados pelo Integrador EDI.

Quando cancelado ou faturado o Boletim de maneira parcial, a quantidade da demanda se tornará novamente igual a quantidade que estava destacada no Boletim.

Exemplo:

• Demanda original = 200 peças
  
• Liberado em Boletim = 200 peças (liberou tudo)
• Novo arquivo EDI recepcionado, agora de = 100 peças (neste caso o sistema não o integra por entender que o Boletim já contempla totalmente este item).
  
  
• Cancelando o BS ou efetivando-o de maneira parcial sem considerar este item...
• Retorna como Demanda a quantidade que era destacada no BS, ou seja = 200 peças.

Para acessar a janela de "Boletim de Separação", entrar no módulo de "Faturamento > Movimentos > Boletim de Separação".

Após a liberação do boletim de separação na janela de "Liberação Itens para Faturamento", os itens liberados para faturamento ficarão atrelados à um documento chamado boletim de separação (BS) e deverão ser exibidos nesta janela, onde o setor de expedição poderá avançar os processos e gerar os pedidos para faturamento.

As informações de "Número Pallet"* podem ser alteradas direto na linha do item, enquanto que as informações de quantidade e endereçamento só podem ser editadas caso a flag "Intervenção" esteja selecionada.

*Número Pallet: Lembrando que números de Pallets diferentes entre os itens do Boletim influenciam diretamente na "quebra" dos pedidos gerados quando da efetivação do Boletim.

Após intervenção, será possível pressionar a tecla <F3>* sobre o item desejado para alterar a alocação das quantidades, assim como na janela "Liberação de Itens para Faturamento".

 A cada vez que a tecla <F3> é pressionada sobre o item, o sistema recupera a quantidade Pedida atual do item e a atualiza caso seja necessário.

Figura 19 - Janela Boletim de Separação

Os botões dessa janela são:

• Efetivar: Ao clicar no botão “Efetivar” o sistema:

1. bloqueia a edição do BS;
2. cria os pedidos de venda (filhos) para o BS;
3. exibe estes na sessão "Detalhes do Faturamento";
4. efetiva todos os pedidos atrelados ao BS e
5. atualiza o status do pedido na seção “Detalhes do Faturamento” para “Efetivado”.
   
    Atenção: Por ser um processo extenso e com bastante necessidade de processamento do computador, este processo pode demorar alguns minutos para finalizar, o que não significa travamento do sistema. Também é um processo que depende de variáveis, como por exemplo, a quantidade máxima de itens por nota definido no cadastro do cliente (quanto menor este limite, maior a quantidade de pedidos necessários).
   
   
   

• Expedição:  Ao clicar no botão “Expedição”, o sistema exibe a janela “Expedição”, com o número do boletim já preenchido no campo “Num. Boletim” e com todos os pedidos relacionados ao BS carregados na janela para que o usuário possa alterar os dados referente ao transporte, volume e efetivar. Após efetivado os pedidos na janela de “Expedição”, o sistema atualiza o status dos pedidos na seção “Detalhes do Faturamento” para “Aguardando Faturamento”.
  
  
  

Figura 20 - Janela de Expedição

• Emitir NF:  Ao clicar no botão “Emitir NF”, o sistema exibe a janela “Emissão de Notas Fiscais” do módulo “Faturamento” já com o número do BS preenchido no campo “Boletim”. Quando o usuário clicar no botão “Emitir Nota Fiscal” da janela “Emissão de Notas Fiscais” o sistema gera a nota fiscal para todos os pedidos relacionados ao BS. Após serem geradas as notas fiscais na janela “Emissão de Notas Fiscais”, altera o status do pedido na seção “Detalhes do Faturamento” para “Aguardando Transmissão”.

Figura 21 - Janela de Emissão de Notas Fiscais

• Transmitir NF: Após a emissão das notas fiscais atreladas ao BS, abrir o "launcher" do Ti9 e selecionar a aplicação “NF-e”, conforme “Figura 22”.

Figura 22 - Launcher TI9

Neste momento será exibida a janela para transmissão das notas fiscais para o Sefaz ("Figura 23"). Nesta pode ser preenchido o número do boletim no campo “Boletim de” para fins de filtro, o sistema repetirá automaticamente o número digitado no campo “Boletim até”, permitindo que o usuário altere para selecionar um intervalo com mais de um boletim, se necessário. Ao clicar no botão “Filtrar (F5)”, o sistema carregará todas as notas fiscais relacionadas aos boletins informados que estão pendentes de envio para o Sefaz.

Figura 23 - Janela de Transmissão da NF-e

Ao iniciar o envio à SEFAZ, o sistema verifica se haverá impressão automática das notas fiscais após confirmação da transmissão "Figura 24". 

Figura 24 - Janela de confirmação de impressão

 Na janela DANFE também existem os campos de filtro de boletim.

Após ser transmitida as notas fiscais para o SEFAZ, o status do pedido na seção “Detalhes do Faturamento” é alterado para “Faturado”.

• Imprimir Boletim: Permite a reimpressão do boletim a qualquer momento, este botão nunca será desabilitado.

• Cancelar Boletim: Ao clicar no botão “Cancelar Boletim”, o sistema cancela o documento e reabre todos os itens atrelados a ele na janela de "Liberação Itens para Faturamento".
  
   IMPORTANTE: Só poderá ser cancelado um BS que esteja na etapa aguardando efetivação.

Para acessar a janela de "Consulta de Boletins", entrar no modulo de "Faturamento > Movimentos > Consulta de Boletins".

Figura 26 - Janela Consulta de Boletins

Essa janela será responsável em consultar/auxiliar nos andamentos dos processos referentes aos BS.

Campos existentes:

• Data de entrega De: / Até:, campos data, não obrigatórios.
  
  

Há ainda a opção "Filtro por Status", essa é divida em 3 partes:

• Boletins Pendentes:Incluí todos os boletins que estão pendentes de faturamento e que não foram cancelados.
• Boletins Faturados: Inclui todos os boletins que foram faturados.
• Todos os Boletins: Incluí todos os boletins.

Figura 27 - Filtros da janela de Consulta

Ao clicar no botão "Pesquisar" serão exibidos os boletins conforme os critérios especificados.

O layout desta janela continua como o convencional, porém ao clicar no botão "Alterar", será exibida a janela de inclusão de demanda com apenas as etapas de fluxo "Pedido" e "Crédito". Todas as demais são desabilitadas e as demais etapas serão avançadas através da janela "Boletim de Separação".

Figura 28 - Janela de Vendas ajustada