Manual Inventário

OBJETIVO

Atualizar as informações do sistema de estoque e/ou WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém). O sistema permitirá a abertura de vários inventários, os mesmos poderão acontecer simultaneamente.

UTILIZAÇÃO

Parâmetros Geral

Configurar os parâmetros de inventário em: Estoque > Auxiliar > Parâmetros de Estoque > Inventário

Entrada: Informar qual será a operação utilizada pelo sistema para realizar os lançamentos do tipo entrada (quando se tratar de ajuste positivo)

Saída: Informar qual será a operação utilizada pelo sistema para realizar os lançamentos do tipo saída (quando se tratar de ajuste negativo).

Centro de Custo Padrão do Inventário: Informação utilizada na geração de fichas de contagem manual.

Inventário Comum

Para acessar o Inventário, primeiramente deve-se entrar no Módulo de Estoque > Processos > Inventário.

Logo o sistema irá abrir a tela abaixo, onde será possível visualizar todos os inventários ativos pendentes de efetivação.

Figura 1. Central de Inventários

Filial: Filial do inventário

Código Inventário: Código do inventário, este será o código (documento), que o sistema irá utilizar no lançamento das movimentações.

Data Inclusão: Data e hora que o inventário foi criado no sistema.

Data Inventário: Data que o sistema irá considerar para efetivação do inventário.

Data Efetivação: Data e hora que o inventário foi efetivado.

Saldo Base Ajuste: Demonstra qual será a base de fechamento do estoque para aplicar o ajuste

Status: Pendente, efetivado ou parcialmente efetivado. Parcialmente efetivado significa que existem alguns itens com divergências nos ajustes (saldo empenhado/reservado).

Usuário Inclusão: Login do usuário criador do inventário.

Usuário Efetivação: Login do último usuário que efetivou o inventário.

No canto superior a esquerda da tela o usuário poderá também aplicar o filtro “Visualizar todos os Inventários”.

Figura 1.1. Menu da Central de Inventários

Manutenção Inventário

Ao abrir novo inventário o usuário deverá considerar os seguintes parâmetros selecionáveis:

Figura 2. Cadastro de Inventário

Filial: Será preenchido automaticamente com a filial ativa do sistema. 

Código do Inventário: Informe o código do Inventário. O sistema não permitirá dois inventários com o mesmo código independente de filial.

Data do Inventário: Data que o sistema irá considerar para efetivação do inventário.

Sequência do Inventário: Sequencial do inventário.

Saldo Base para Ajuste de Estoque: Informe qual será a base de fechamento do estoque para aplicar o ajuste. Entre as opções: 1 - Saldo Inicial do dia e 2 - Saldo Final do dia. O sistema irá guardar o saldo de estoque da base selecionada para ajuste do estoque no momento da efetivação. O saldo congelado deverá ser o saldo da data do inventário e não da abertura do inventário, que poderá ocorrer em momentos diferentes.

Bloquear Movimentações de Estoque (SIM/NÃO): Ao marcar como SIM, o sistema irá bloquear qualquer movimentação do produto na filial e almoxarifado contido nas fichas de inventário até que o inventário da ficha seja efetivado. (ver nota 1 abaixo)

Ajustar Estoque com Base na Primeira Contagem: Ao marcar SIM, o inventário será ajustado com base na primeira contagem. Esta opção é concorrente do parâmetro “Considerar o Saldo de Estoque como Primeira Contagem (SIM/NÃO)” por isso será suprimida.

Considerar o Saldo de Estoque como Primeira Contagem (SIM/NÃO): Ao marcar SIM, o sistema irá assumir a primeira contagem como o saldo de estoque, caso apresente divergências entre esta primeira contagem com a contagem informada o sistema exigirá a terceira contagem.

Inventário Cego (SIM/NÃO): Se este parâmetro for marcado “SIM”, o sistema deverá ocultar as colunas “saldo de estoque”, colunas de contagem 1, 2 e 3 e as colunas de saldos de ajuste (valor e quantidade), da tela “Consulta de Inventário”. Estas colunas somente serão exibidas após efetivação do inventário e no relatório de divergências.

Inventário por pesagem: Definido no cadastro do produto na aba complementos (Inventário por peso).

Usuário Inclusão: Usuário que incluiu o inventário.

Usuário Efetivação: Usuário que realizou a última efetivação do inventário.

Atenção: Gerado as fichas de Contagens o sistema não deixará mais alterar as definições do cadastro de inventário

Após abertura do inventário o usuário poderá gerar as fichas de contagem. As fichas de contagem poderão ser geradas de forma manual e automática.

Nota 1 - Boqueio de Movimentações do Estoque

Quando marcada a opção de bloquear as movimentações do estoque durante o inventário o sistema irá bloquear qualquer tipo de movimentação e irá bloquear movimentações de acordo com filial + produto + almoxarifado - produtos com endereçamento no WMS não é considerado o endereço, mas sim até o almoxarifado. O sistema inicia o bloqueio a partir do dia do inventário, desta maneira é possível programar inventários com data futura sem bloqueio de movimentações até o dia em que irá ocorrer o inventário.

Opcionalmente é possível liberar no plano de senhas o usuário para realizar movimentações mesmo com o bloqueio ativado, a figura 2.1 demonstra a opção no plano de senhas.

Figura 2.1. Liberação da Movimentação de Estoque Durante o Inventário

Fichas de Contagem

Parâmetros para Geração das Fichas

Este parâmetro será utilizado para geração automática das fichas de inventário. O preenchimento do parâmetro é obrigatório tanto para geração de fichas automática quanto para geração de fichas manual.

Figura 3. Fichas de Contagem

Filial: Preenchido automaticamente.

Código do Inventário: Preenchido automaticamente.

Data do Inventário: Preenchido automaticamente.

Sequência do Inventário: Preenchido automaticamente.

Sequência da Geração das Fichas: Preenchido automaticamente.

Centro de Custos para a Contabilização Ajustes: Deverá ser informado o Centro de Custos para a Contabilização dos Ajustes de Inventário.

Produtos: Produtos para a geração das fichas.

Grupos de Estoque: Grupo de Estoque para geração das fichas.

Almoxarifados: Almoxarifado para geração das fichas.

Endereços WMS: Endereço dos produtos para geração das fichas. (ver nota 2)

Localizações Fixas: Localização fixa dos produtos para a geração das fichas. Campo informado no cadastro do produto > complementos 2 > localização.

Somente Produtos com Saldo Físico no Sistema (SIM/NÃO): Gerar fichas somente para Produtos com saldo físico maior que zero no sistema. Importante: Esta funcionalidade não se aplica aos produtos que controlam saldos por endereço (WMS) visto que sempre geram somente os produtos com saldo.

ATENÇÃO!

O usuário poderá informar os seguintes parâmetros para geração de fichas automática: Produto, Grupo de estoque, Almoxarifado, Endereço WMS e localização fixa. Um dos campos Produto, Grupo de estoque ou Almoxarifado deverá ser obrigatório. O sistema irá verificar no cadastro de produto se ele é controlado por lote ou endereço (WMS), caso sim o sistema gerará as fichas por lote e ou por endereço, ou seja, no mesmo inventário poderá ter fichas por lote e por endereço.

Se o usuário optar por selecionar apenas Produtos específicos no campo Produto, o sistema irá bloquear o(s) produto(s) em todos os almoxarifados e endereços que ele tiver saldo físico disponível não possibilitando sua movimentação.

O sistema não permitirá a realização de inventários simultâneos com o mesmo parâmetro.

Nota 2 - Produtos com Controle de Endereço no WMS

Para os produtos controlados por endereço é possível realizar o inventário do endereço "A", sem a necessidade de inventariar o endereço "B", pois a conferência é realizada por endereço. Entretanto é necessário avaliar com cuidado a geração de inventário de endereços individuais visto que o produto pode ter sido transferido de endereço e o endereço que se encontra não constar no inventário parametrizado, com isso será realizado ajuste de inventário, sendo que o ajuste poderia ser apenas de endereço (caso tivesse parametrizados todos os endereços). 

Outra situação que deve ser avaliada com muito critério é a divergência entre o estoque Convencional (saldo por almoxarifado/lote) comparado ao saldo por endereço, caso haja divergência é necessário gerar o inventário de todos os endereços para o produto/almoxarifado/lote visto que ao finalizar o inventário todo o estoque foi contado sendo assim o saldo de estoque é confiável e o sistema poderá realizar o ajuste com base nos endereços. Nesta situação caso houvesse sido configurado apenas partes dos endereços o sistema iria entender que a divergência do estoque convencional é aplicado apenas aos endereços configurados, equalizando o saldo. Observação: utilize o relatório "Conferência Estoque Convencional X WMS" no módulo WMS para verificar tais diferenças.

Fichas de Contagem Manuais

A funcionalidade de Ficha de Contagem Manual poderá ser utilizada para os itens que forem localizados durante a contagem de inventário e que não estão contemplados das fichas que forem geradas automaticamente.

Figura 4. Ficha de Contagem Manual

Filial: Preenchido automaticamente.

Código do Inventário: Preenchido automaticamente.

Data do Inventário: Preenchido automaticamente.

Sequência do Inventário: Preenchido automaticamente.

Sequência da Geração das Fichas: Preenchido automaticamente.

Centro de Custos para a Contabilização Ajustes: Deverá ser informado o Centro de Custos para a Contabilização dos Ajustes de Inventário. Padrão o sistema preenche com o centro de custos definido em “Parâmetros do estoque”.

Produto: Informar o produto a ser inventariado.

Almoxarifados: Informar o almoxarifado do produto a ser inventariado.

Endereços WMS: Informar o endereço do produto a ser inventariado.

Localizações Fixas: Informar a localização do produto a ser inventariado.

Lote: Informar o lote do produto, caso de aplique.

Validade: Informar a validade do produto, caso se aplique. Caso o lote informado seja conhecido pelo sistema, então o sistema irá preencher com a validade associado ao lote e não irá permitir intervenção manual.

ATENÇÃO!

As informações a serem preenchidas podem variar conforme cadastro do produto.

Observação: O sistema irá verificar no cadastro do produto se é controlado por lote caso sim o sistema gerará as fichas por produto e lote. O sistema deverá verificar no cadastro do produto se é controlado por endereço (WMS) caso sim o sistema gerará as fichas por endereço, por sequencial, por produto e por lote. Caso produto seja somente controlado estoque então o sistema gerará as fichas por produto e almoxarifado.

Geração Automática das Fichas

Assim que o usuário clicar no botão Geração Automática das Fichas  o sistema dará início ao processo de geração automática das fichas de contagem de inventário de acordo com os parâmetros estabelecidos na tela de Parâmetros para Geração das Fichas retornando uma mensagem quando for concluído o processo, conforme figura abaixo:

Figura 5. Aviso de Quantidade de Fichas Geradas

Após clicar em OK o sistema irá informar se existem produtos com saldos no estoque convencional e que não possuem saldo por endereço. Sendo necessário a análise da listagem gerada para proceder o endereçamento dos produtos.

Caso necessário, criar as fichas de contagem manualmente para estes produtos e dar continuidade com a contagem.

Figura 6. Aviso de Produto que possuem saldos no estoque convencional e que não possuem saldo por endereço

Figura 7. Relatório de Produtos sem Saldo por Endereço (WMS)

Visualizar Inventários Pendentes

Tela de visualização dos inventários pendentes.

Figura 8. Central de Inventários Pendentes

Visualizar Todos os Inventários

Tela de visualização de todos os inventários.

Figura 9. Central de Inventários

Contagens

As telas de primeira, segunda e terceira contagem possuem a mesma estrutura e funcionalidade. Elas funcionam para lançamento manual da quantidade verificada na contagem.

As telas a seguir serão apresentadas quando o parâmetro “Inventário por pesagem = ‘NÃO’”.

A opção “Primeira Contagem” será suprimida quando o parâmetro “Considerar Saldo de Estoque como Primeira Contagem = ‘SIM’”.

As opções “Segunda Contagem” e “Terceira Contagem” serão suprimidas quando o parâmetro “Ajustar Estoque com Base na Primeira Contagem? = ‘SIM’”.

 Ao clicar, por exemplo, em primeira contagem, o sistema irá abrir a tela abaixo:

Figura 10. Tela de Lançamento Manual da Primeira Contagem

A tela de contagem deverá preencher os seguintes campos:

Ficha: Informar o número da ficha do produto inventariado.

Quantidade: Informar a quantidade inventariada do produto.

Observação: Os demais campos serão preenchidos automaticamente para conferência.

Figura 11. Tela de Lançamento Manual da Primeira Contagem

Após o preenchimento dos campos Ficha e Quantidade o usuário deverá clicar no botão  e prosseguir com o lançamento das contagens.

Observação: O lançamento da primeira, segunda e terceira contagem poderão ocorrer simultaneamente.

Planilhas

Exportar Lista de Contagem

O usuário poderá exportar em formato de planilha a lista de contagem.

Figura 12. Tela de Lançamento Manual da Terceira Contagem

Ao informar o número da contagem o usuário deverá clicar em OK para a exportação do arquivo.

Ao salvar o arquivo Excel gerado o usuário deverá preencher a coluna Contagem com as quantidades contadas de cada ficha de inventário e salvar. Este arquivo será utilizado para importação da contagem.

Importar Lista de Contagem

Após salvar o arquivo da Lista de Contagem o usuário deverá localizar o arquivo e proceder com a importação.

Figura 13. Tela de Abertura do Arquivo para Importação do Inventário

Localizar a planilha da Lista de Contagem que será importado.

Figura 14. Confirmação da Importação do Inventário

Confirmar a importação da planilha.

Figura 15. Inventário Atualizado

IMPORTANTE!

Ao importar as informações das contagens o sistema irá truncar as casas decimais conforme a definição da unidade de medida do produto.

Confirmação

Efetivar Inventário

Após analisar os relatórios de Divergências e de Ajuste de Inventário caberá ao gestor do inventário proceder a efetivação do Inventário clicando no botão.

Figura 16. Confirmação da Efetivação

Figura 17. Alerta de Efetivação

Observação: O gestor do inventário poderá optar por efetivar o inventário mesmo com divergências, caso faça, então o sistema irá efetivar os ajustes somente dos itens que não estão com divergência e irá gerar um relatório com os itens divergentes. Após correção das divergências ao clicar novamente em Efetivar o sistema irá efetivar somente os itens que estavam divergentes.

Figura 18. Relatório de Log de Efetivação

Na tela de visualização de todos os inventários o gestor poderá verificar a situação do inventário, sendo elas Efetivado, Pendente ou Efetivado Parcialmente.

O gestor também tem a opção de cancelar a efetivação de um inventário utilizando o botão.

Cancelar Efetivação do Inventário

Ao realizar o cancelamento da efetivação do inventário o sistema desfaz todas as movimentações de estoque das fichas efetivadas, retornando os saldos dos produtos no estado inicial (momento antes da efetivação).

Ainda neste processo o usuário poderá receber a mensagem de saldo negativo. Caso esta mensagem seja exibida o processo de cancelamento é abortado e o gestor deverá analisar o item com problema realizando os ajustes manualmente através de MI ou cancelando o movimento que gerou tal inconsistência, para posteriormente cancelar a efetivação. Abaixo relacionamos os motivos possíveis que podem gerar a mensagem de saldo negativo:

a. Saldo posterior ao inventário negativo: Proveniente da realização de movimentos posteriores a efetivação do inventário, movimentos estes que comprometem o saldo inventariado caso o inventário seja cancelado.

b. Saldo anterior ao inventário negativo: Proveniente de produtos com saldo negativo antes do inventário. Ao cancelar a efetivação o sistema não permitirá retornar ao estado anterior visto que o produto já se encontrava com saldo negativo antes do inventário. 

Relatórios

Os Relatórios e Consultas adicionais servem de suporte para análise do gestor do inventario que poderá exportar as fichas para análise de acompanhamento de e divergências.

Com esta opção é possível exportar rapidamente os relatórios para o Excel, por exemplo, e fazer filtragens, analises de divergências, apurar diferenças a pedido do gestor do inventário.

Divergências

Abaixo o modelo de Ficha de Inventário com Divergências Entre as Contagens. O relatório de Divergências trará as seguintes informações: Número da Ficha, Produto, Almoxarifado, Localização Fixa, Endereço WMS, Lote e as quantidades informadas na Primeira, Segunda e Terceira Contagem.

Figura 19. Relatório de Inventário com Divergências entre Contagens

Ajuste de Inventário

Clicando no botão Ajuste de Inventário o sistema dará 2 opções de visualização, sendo elas:

Figura 20. Tipo de Visualização do Relatório de Ajuste de Inventário

Clicando SIM o usuário visualizará o relatório apenas com a informação do Saldo Anterior ao ajuste, conforme imagem abaixo:

Figura 21. Relatório de Conferência de Efetivação Exibindo apenas Saldo Anterior a Efetivação

Caso o usuário opte por clicar em NÃO então visualizará o relatório com a informação do Saldo Anterior, Contagem e Ajuste, que será utilizado para tomada de decisão pelo gestor do inventário, conforme imagem abaixo:

Figura 22. Relatório de Conferência de Efetivação

Consulta de Inventário

Trata-se de um relatório dinâmico para Consulta das Fichas de Inventário.

Com a consulta é possível exportar para formato como Excel e PDF ou criar visualizações dinâmicas, conforme padrões já existentes no Ti9.

Figura 23. Relatório Dinâmico de Consulta de Fichas de Inventário

Fichas de Contagem

Gerador de Fichas de Contagem dos produtos inventariados.

Figura 24. Tela de Geração de Etiquetas de Inventário

Figura 25. Modelo de Etiqueta Inventário

Inventário por pesagem

Para realizar o inventário por pesagem o produto não poderá controlar endereçamento (WMS):

1º - no cadastro do produto a opção “Inventario por peso (Conversão Kg Total/Kg Unit.)=’SIM’ ” ver abaixo).

Figura 26. Parametrizando inventário por pesagem por produto

2º- O peso líquido do produto deverá estar preenchido.

Figura 27. Parametrizando peso líquido do produto

3º Criar o inventário com o parâmetro “Inventário por pesagem = ‘SIM’ ”.

Figura 28. Criando inventário por pesagem

4º Gerar as fichas de contagem. Neste ponto o sistema irá exibir somente os produtos que estão parametrizados para realizar o inventário por pesagem. A funcionalidade é a mesma citada anteriormente.

5º Realizar contagem. Veja abaixo funcionalidades na tela de contagem:

Figura 29. Tela para lançamento de pesagem

Ordem de Produção: Campo chave de preenchimento opcional. Informar a ordem de produção, permitindo a leitura do código de barras e a digitação do número da ordem de produção.

Ficha:  Preencher com o número da ficha de contagem para entrar com o peso do produto.

Seq/Caixa: Campo chave de preenchimento opcional. Preencher automaticamente com o sequencial da ordem de produção, conforme leitura do código de barras do campo “Ordem de Produção” e permitir também a digitação manual;

Produto: Preenchimento automático.

Unidade: Preenchimento automático.

Peso Unitário: Preenchimento automático.

Almoxarifado: Preenchimento automático.

Lote: Preenchimento automático.

Comentário: Campo opcional texto livre.

Tara: Campo numérico de digitação livre, preenchimento opcional (Ex: peso da embalagem)

Peso: Campo numérico de digitação livre, preenchimento obrigatório, onde o usuário irá lançar o peso apurado.

Confirmação Peso: Campo numérico de digitação livre, preenchimento obrigatório. Checar o valor digitado neste campo com o valor do campo “Peso”, caso seja igual confirmar a inclusão do registro sem a necessidade de clicar em outro botão de confirmação, caso seja diferente exibir mensagem informando que as quantidades estão divergentes e não efetivar, permitindo que o usuário altere as quantidades.

Peso Líquido: Exibir neste campo a quantidade liquida, que será o valor do campo (peso – tara).

Salvar:  Irá converter o peso Líquido da contagem pelo peso líquido do produto para obter a quantidade pela unidade do produto.

Cancelar: Criar botão permitindo que o usuário cancele o registro, o registro cancelado não deverá ser considerado para apontamento das quantidades na ficha de inventário. Ao clicar neste botão obrigar o preenchimento do campo “Motivo Cancelamento”.

Excluir: Após cancelamento o sistema permitirá exclusão da ficha.

6º - Conferência e EFETIVAÇÃO do inventário por pesagem será da mesma forma citado no inventário comum.

Recomendações

Não ter pedidos de venda com quantidade atendida;

Todos os apontamentos de produção terem sido realizados para todas as ordens envolvidas no processo de inventário.

Caso a empresa esteja usando o parâmetro 1-Reservar Requisição de Materiais (em Parâmetros de Custos) e tenha ordem de produção aberta, não podem ter material alocado nas requisições;

Segregar os matérias já baixados do estoque, exemplo: notas fiscais emitidas e que ainda não foram entregues, baixa de material que será usado em ordem de produção pendente, etc. e que ainda estão fisicamente na empresa;

Rodar Recálculo de Estoque das filiais antes do congelamento do Saldo para início do Inventario;

Para empresas que usam o controle de estoque por WMS, após a efetivação do inventário, gerar o relatório para verificar se há disparidade de saldos entre saldo por almoxarifado x WMS;

Para produto de fabricação própria, seja produto acabado ou subproduto, que estiver parametrizado para usar a conversão por peso no inventário, é possível lançar as contagens informando o número da ordem de produção, que pode ser digitada ou via leitor de código de barras. Para isso, é necessário que a empresa esteja com o parâmetro que gera o número do lote na abertura da ordem de produção ativo e que tenha sido lançado algum vale para a ordem de produção inventariada.

CONSIDERAÇÕES

Somente estoque convencional (por almoxarifado) e estoque WMS, não contempla estoque com número de série, estoque de terceiro em poder da empresa, estoque em poder de terceiros e ativo.

O inventário somente poderá ser movimentado caso esteja logado em uma única filial.

O sistema irá guardar o saldo de estoque da base que será utilizado para ajuste do estoque no momento da efetivação. O saldo congelado deverá ser o saldo da data do inventário e não da abertura do inventário, que poderá ocorrer em momentos diferentes, e deverá levar em consideração o parâmetro “Saldo base para ajuste de estoque” (em parâmetros de Estoque).