Copiar de TI9: Envio de Email

OBJETIVO

Até a versão 4.33.2 para fazer o disparo de e-mail pelo sistema era necessário ter um programa de e-mail instalado na máquina do usuário para quem utiliza o sistema em um servidor local ou no usuário de TS para quem utilizava o sistema hospedado em um servidor externo (Datacenter), o que acabava por inviabilizar a utilização deste recurso por algumas empresas, visto que a instalação destes programas em usuário TS deixa o servidor mais vulnerável, além do custo para aquisição de licença desses programas.

A partir da versão 4.33.3 é possível fazer o disparo de e-mail sem a necessidade de acessar outros programas externos, para isso é necessário definindo as configurações para comunicação com o servidor SMTP que o sistema deverá utilizar em seus processos de disparo de e-mail.

IMPORTANTE 1: Cada servidor SMTP pode exigir uma configuração diferente para comunicação, fica a cargo do cliente verificar junto a seu provedor de e-mail quais as configurações necessárias, além de outros fatores que podem influenciar neste processo, como bloqueios na rede, antivírus, firewall, etc.

IMPORTANTE 2: O servidor SMTP da Google por questões de segurança exige uma configuração no e-mail do usuário para permitir que outros aplicativos possam utilizando sua conta de e-mail como remetente, esta configuração pode ser feita de duas formas:

Baixando o nível de segurança do e-mail, habilitando o parâmetro: “Acesso a app menos seguro”. Nesta opção os e-mails disparados pelo sistema poderão ser enviados para a caixa de Spam do destinatário
Habilitar o parâmetro "Verificação em duas etapas". Nesta opção o servidor de e-mail irá gerar uma senha que deverá ser informado no Ti9 no campo de senha do e-mail. (Recomendado).

Ambas parametrizações são de responsabilidade do cliente e deve seguir as instruções do provedor de e-mail.

CONFIGURAÇÃO DO SERVIDOR DE E-MAIL

É possível utilizar um e-mail padrão para fazer o disparo de e-mail pelo sistema ou definir um e-mail específico para cada usuário, conforme veremos no passo a passo abaixo.

Configuração do servidor e e-mail padrão

1) Acesse a “Central de Segurança” no “Launcher”

2) Clique no botão “E-mail”

3) Clique no botão “Config. E-mail”

Figura 1 – Plano de Senhas (Cadastro de Condições para Envio de E-mail)

Nesta tela será informado os parâmetros do servidor SMTP, proxy e conta de e-mail padrão que será usada para disparo dos e-mails automáticos, conforme instruções SQL configuradas na tela “E-mail” da central de segurança. Esta conta também será utilizada pelo sistema para disparo de e-mail nos demais processos caso a conta do usuário não esteja definida para utilizar um e-mail específico, flag: “Configuração de E-mail Padrão do Usuário”.

Figura 2 - Configuração do Servidor e E-mail Padrão

Parâmetros do servidor de e-mail padrão

SMTP: Informe o endereço do servidor SMTP que será utilizado para envio de e-mail;

Porta: Informe a porta de conexão que será utilizada para envio de e-mail. Caso a empresa utilize o MS Exchange, deverá ser informado o domínio da rede neste campo;

SSL: Habilitar esta flag caso seu servidor necessite do protocolo de segurança SSL;

E-mail: Informe o e-mail padrão que será utilizado para envio de e-mail automático e para as contas que não estiverem configuradas para utilizar e-mail específico do usuário;

Usuário: Informe o mesmo e-mail informado no campo “E-mail”;

Senha: Informe a senha do e-mail;

Parâmetros do servidor proxy

Preencher os campos abaixo caso a empresa utilize um servidor proxy para envio de e-mail.

Endereço Proxy: Informe o endereço do servidor proxy.;

Porta Proxy: Informe a porta de conexão para o servidor proxy;

Usuário Proxy: Informe o usuário para conexão com o servidor proxy;

Senha Proxy: Informe a senha do usuário para conexão com o servidor proxy;

Atualiza Configurações dos usuários: Se marcada esta flag ao realizar qualquer alteração nos parâmetros do servidor de e-mail ou proxy, exceto para os campos: E-mail, Usuário, Senha, Usuário Proxy e Senha Proxy e confirmar o sistema irá replicar as atualizações para todos os usuários que estiverem utilizando configuração de e-mail específico, independente se os parâmetros informações para o usuário são iguais as informadas nesta tela anteriormente ou não.

Configuração do servidor e e-mail padrão do usuário

1) No plano de senhas, clique no botão “Usuários”

2) Selecione o usuário desejado e pressione “Enter”

3) Na tela configurações, marque a flag “Configuração de E-mail Padrão do Usuário”;

4) Clique no botão “Config. E-mail” que será exibido após marcar a flag informada acima.

Figura 3 - Plano de Senhas (Configurações do Usuário)

Nesta tela deverá ser informado os parâmetros do servidor SMTP, proxy e conta de e-mail padrão do usuário que será usada para disparo dos e-mails quando a flag: “Configuração de E-mail Padrão do Usuário” estiver marcada na conta do usuário. Caso os parâmetros estejam preenchidos na tela “Configuração do servidor e e-mail padrão” as informações serão carregadas automaticamente para esta tela, sendo necessário preencher somente os campos: E-mail, Usuário, Senha, Usuário Proxy e Senha Proxy, e usuário poderá alterar qualquer informações se necessário, caso contrário seguir as orientações descritas no item “Parâmetros do servidor de e-mail padrão” para preenchimento dos parâmetros.

Os campos: E-mail e Usuário também serão preenchidos automaticamente caso o campo: E-mail da tela de configurações do usuário esteja preenchido.

Figura 4 - Configuração do Servidor e E-mail Padrão do Usuário

Cadastro de Contatos de E-mail

Sempre que disparado um e-mail pelo sistema os destinatários que ainda não estejam na lista de contatos do usuário serão adicionados automaticamente, independente do campo onde tenha sido informado: normal, cópia ou cópia oculta. Além disso é possível o usuário editar, excluir ou adicionar um novo contato manualmente.

Contatos de e-mail

1) Acesse o módulo “Compras”

2) Acesse o menu: Cadastros> Cadastros Diversos> “Contatos de Email”

Figura 5 – Cadastro de Contatos de E-mail

Cadastro de novos contatos de e-mail:

Usuário: Este campo será preenchido automaticamente com o usuário logado e somente ele terá acesso a este contato, porém o mesmo contato poderá ser cadastrado várias vezes para usuários diferente;

Contato: Informar o nome do contato do destinatário do e-mail. Este campo é de preenchimento obrigatório, porém não é preenchido para os contatos adicionados automaticamente pela janela de disparo de e-mail e caso o usuário necessite editar alguma informação em um cadastro adicionado automaticamente o sistema irá obrigar o preenchimento deste campo;

Email: Informar o e-mail do contato que deseja adicionar.

Disparo de E-mail

Todos os relatórios gerados pelo sistema permiti o envio direto por e-mail sem a necessidade de salvar na máquina, para é só clicar no botão com um envelope e uma seta verde no menu do relatório e será exibida a tela “Envio de Email Manual”. Exclusivamente para os pedidos e cotações de compras é possível configurar para o sistema disparar o e-mail automaticamente nas telas “Central de Compras, Pedido de Compras Nacional e Pedido de Compras Internacional sem a necessidade de gerar o documento na tela ou abrir a tela para o usuário disparar o e-mail manualmente.

Disparo de e-mail manual (Relatórios)

1) Gerar o relatório desejado

2) Clicar no botão com um envelope e uma seta verde localizado no menu do relatório

3) A tela “Envio de Email Manual” será exibida já com o relatório anexado, se desejar poderá adicionar ou remover anexos

4) Preencher os campos destinatário normal, em cópia (opcional), cópia oculta (opcional), adicionar um assunto e uma mensagem no corpo do e-mail e clicar no botão “Enviar (E-mail)” para o sistema disparar o e-mail

Figura 6 – Tela Padrão de Disparo de E-mail Manual

Ao clicar no botão “Adicionar” da sessão destinatário e digitar no campo “E-mail” o sistema irá auto completar o texto exibindo os e-mails do cadastro de contados que começam com as palavras digitadas.

Figura 7 - Tela Padrão de Disparo de E-mail Manual (Auto completar E-mail)

Disparo de e-mail automático (Cotações e Pedidos de Compras)

Para que o sistema possa disparar o e-mail de cotação e pedido de compras automaticamente é necessário que além de estar definido nos parâmetros de compras, o e-mail do destinatário esteja informado no cadastro do fornecedor e o assunto e mensagem padrão para os e-mails estejam configurados.

Parâmetros de compras:

1) Acesse o módulo “Estoque”

2) Acesse o menu: Auxiliar> “Parâmetros de Estoque”

3) Na tela de parâmetros do estoque, acesse o menu “Compras”

4) No parâmetro “Enviar e-mail cotação/pedido de compras automático” defina “Sim” ou “Não”, de acordo com o que mais se adequa ao processo da empresa

Figura 8 – Parâmetros de Compras

E-mail padrão cadastro do fornecedor:

1) Acessar o cadastro de companhias & pessoas

2) Na aba geral, preencher o campo “E-mail”

Figura 9 – Cadastro de Companhias e Pessoas (E-mail padrão de Compras)

Assunto e mensagem padrão para cotação e pedido de compras:

1) Acesse o módulo “Compras”

2) Acesse o menu: Cadastros> Cadastros Diversos> “Conf. Email”

3) Preencher os campos com o assunto e mensagem padrão a cotação e pedido de compras em português e em inglês para as empresas que utilizam o pedido de compras internacional

Figura 10 – Configuração de Assunto e Mensagem E-mail de Compras

Disparo de e-mail processos de compras

Caso o parâmetro “Enviar e-mail cotação/pedido de compras automático” esteja definido como “Sim”, o e-mail do destinatário, assunto e mensagem padrão para o e-mail estejam preenchidos o sistema irá disparar os e-mail na central de compras ou pedido de compras nacionais/internacionais automaticamente, exibindo apenas uma mensagem de confirmação de e-mail enviado com sucesso.

Disparo de e-mail Centra de Compras (Cotação)

Figura 11 – Central de Compras (Cotação)

Disparo de e-mail Centra de Compras (Pedido)

Figura 12 – Central de Compras (Pedido)

Disparo de e-mail Pedido de Compras Nacionais/Internacionais

Figura 13 – Pedido de Compras Nacionais e Internacionais

Mensagem de confirmação de disparo de e-mail

Figura 14 – Confirmação de Disparo de E-mail

Caso o parâmetro “Enviar e-mail cotação/pedido de compras automático” esteja definido como “Não” ou alguma das parametrizações: e-mail do destinatário, assunto e mensagem padrão para o e-mail não estejam preenchidas ou o anexo esteja aberto o sistema irá abrir a tela para disparo manual com o documento já anexado e com os parâmetros encontrados já preenchidos para o usuário prosseguir com o disparo manual.

Figura 15 - Tela Padrão de Disparo de E-mail Manual (Processo de Compras)