As ordens de serviço são geradas no sistema da matriz e o processo de apontamento de horas das ordens de serviço é realizado manualmente.
Com o desenvolvimento do processo "Ordem de Serviço - Gestão de Serviços (GS)" no Ti9, esses apontamentos também devem ser sistematizados.
Para o manual referente à "Ordem de Serviço - Gestão de Serviços (GS)", vide: Ordem de Serviço: Gestão de Serviços.
Para o manual referente à instalação e configuração do aplicativo "Timesheet", vide: Instalação e Configuração Timesheet
Pelo fato de o técnico não ter acesso ao Ti9, foi desenvolvido um aplicativo em formato “stand-alone”, ou seja, um aplicativo que ficará instalado localmente na máquina do Técnico, bem como na máquina do Aprovador. Este aplicativo possui um banco de dados próprio, instalado localmente. Os recursos principais poderão ser realizados de maneira “offline”, i.e., o apontamento e edição do “timesheet” em si e a edição e ajustes por parte do Aprovador.
Quando for necessária a ação de atualizar os dados locais, efetivar o “timesheet” por parte do Técnico ou então aprovar ou reprovar o “timesheet” por parte do Aprovador, um acesso à internet deve estar estabelecido para que isso ocorra, visto que o aplicativo se comunica com o servidor onde o Ti9 se encontra, através de “web service”. Neste documento as ações que acessarão a internet estarão sinalizadas com o ícone 
.
Na sincronização, os dados são recuperados do servidor e atualizados na base de dados local. Todos os dados pertinentes à confecção do “timesheet” para a ordem de serviço devem ser recuperados. Para esta ação, a máquina deve estar conectada à internet, para que o acesso à “web service” (“Item 6”) ocorra. Como exemplo de dados a serem recuperados: ordens de serviços referentes ao usuário ativo.
1.1 Login e Abertura do sistema: na primeira vez em que o sistema for executado, uma tela de Login será demonstrada para acesso. Esta ação requer conexão com a internet para ser realizada, onde o sistema validará os dados de acesso diretamente no servidor. Uma vez que o login é realizado com sucesso, o sistema não exibirá mais a tela de login nas próximas vezes que for iniciado, visto que o acesso na maioria das vezes se dá de forma Offline. Porém, uma opção será disponibilizada para realizar Logoff, para que da próxima vez que o sistema for iniciado, a tela de login seja novamente demonstrada.
1.2 Sincronização Automática: sempre ao abrir o sistema, este tentará realizar automaticamente a sincronização dos dados. Caso a sincronização não possa ser realizada pelo fato de a máquina estar offline, isto não impedirá a abertura normal do sistema.
1.3 Sincronizar Dados Locais: possibilita a sincronização manual, permitindo que o usuário sincronize os dados sempre que desejar.
Imagem 1 - Tela de pesquisa dos registros.
Nesta tela de pesquisa, os dados são exibidos por ordem de data de abertura da OS e será possível também filtrar por cada coluna da grade.
Se o usuário ativo for um Técnico, então os registros que serão demonstrados devem ser aqueles pertinentes a ele apenas, ou seja: registo de alocação em Ordens de Serviço onde aquele técnico está alocado, e que o registro ainda esteja Pendente de apontamento de timesheet, ou correção, caso este tenha sido reprovado pelo Aprovador.
Se o usuário ativo for um Aprovador, então devem ser listados os registros de alocação com apontamento realizado e pendentes de aprovação.
Imagem 2 - Timesheet.
A segunda janela será utilizada pelos usuários para realizar os apontamentos. Ao selecionar o registro na janela de pesquisa, a janela de Timesheet será exibida com os dados do cabeçalho já preenchidos.
Os processos serão integrados com o processo de Ordem de Serviço - Gestão de Serviços (GS), do sistema Ti9.
2.1 Perfil do Usuário: As credenciais de acesso ao sistema Timesheet serão as mesmas de acesso ao Ti9. Não existirá de fato um cadastro específico de usuário neste aplicativo. O que ocorre é que o aplicativo constante tanto na máquina do Técnico quanto do Aprovador será o mesmo. Contudo, ao realizar o Login “Item 1.1”, o aplicativo solicitará usuário e senha. Neste momento a máquina deverá estar conectada na internet para que o aplicativo possa realizar a validação das credenciais diretamente no servidor.
Portanto, o usuário deve estar devidamente cadastrado e configurado no Plano de Senhas do Ti9. Além disso, como o Técnico da OS/Timesheet é na verdade um registro do cadastro Companhias & Pessoas, será necessário vincular este registro ao login propriamente dito do técnico, através do campo “Login do Usuário", disponível em Companhias & Pessoas > Geral Faturamento.
Caso o sistema não encontre este vinculo, uma mensagem será exibida na tentativa do Login. O Aprovador não necessita deste vinculo.
2.2 Permissão de Aprovador: parâmetro a ser configurado no Plano de Senhas do Ti9, configurações do usuário, denominado: “Aprovador do ‘Timesheet’”.
2.3 Seleção do Registro: Ao selecionar o registro na janela, a janela "Apontamento do Timesheet", permitirá os apontamentos dos técnicos ou ajustes/aprovações do Aprovador.
2.4 Edição dos dados: Ao selecionar o registro na janela de pesquisa, a janela de Timesheet será exibida com os dados do cabeçalho já preenchidos. Ao iniciar a inserção das informações na grade, o status do documento, é alterado para: “Em Digitação”. Vale ressaltar que o Aprovador também pode manipular/ajustar os registros da grade.
|
Cada registro de apontamento (cada linha), é salvo automaticamente quando se termina de editar a linha da grade.
2.5 Processar (período): este botão acata o período informado no campo “Período” (item 2.14), e faz a montagem das datas (linhas) na grade de apontamentos do timesheet, referente ao período digitado. Vide mais informações no item “Período”.
2.6 Anexar Arquivos: Opção para anexar documentos ao processo. Isto é necessário visto que o técnico, em posse de seu apontamento de horas devidamente preenchido e assinado pelo cliente, precisará anexar ao timesheet tal documento digitalizado. Este documento então será analisado posteriormente pelo Aprovador.
Envio (upload) dos anexos: Uma vez que o aplicativo Timesheet tem o formato “stand alone”, tais anexos deverão ser enviados via internet para serem recepcionados pelo webservice/servidor, que os salvará em pasta parametrizada da OS (vide 3.2 abaixo).
Por este motivo, o envio será limitado a 4 anexos sendo que, cada um, não pode ultrapassar 1 megabytes de tamanho. O upload/envio se dará no momento da Efetivação do timesheet.
Processo: No momento da Efetivação, o aplicativo percorrerá então a pasta local de anexos, referente àquele timesheet, e enviará sequencialmente os anexos. Caso ocorra falha na conexão ou qualquer outra falha que impeça o envio de todos os anexos do timesheet, então o sistema não efetivará o timesheet, informando este fato ao usuário.
Recepção: O webservice recepcionará então os arquivos e os salvará, no servidor do Ti9, em pasta parametrizada, conforme item 3.2.
Os anexos serão salvos com a nomenclatura: "FILIAL__OS_Data-HoraMinutosSegundos-Milisegundos" da recepção. Exemplo: “001__11_2022-02-03-103321-857.txt”
Tipos de arquivos: Serão aceitos os tipos: “PDF”, “PNG”, “JPG”, “BMP”, “TXT”.
Aprovador: Uma vez que o timesheet foi efetivado, seus anexos enviados e recepcionados pelo webservice, o Aprovador pode, no sistema Ti9, avaliar tais anexos, abrindo o registro relativo da OS (vide 3.2 abaixo).
2.7 Efetivar: Após concluir a digitação do timesheet, ao clicar no botão “Efetivar” o sistema bloqueia a edição do documento pelo técnico, alterando o status para “Aguardando Aprovação”. Nesta etapa os apontamentos poderão ser alterados pela equipe responsável pelas aprovações, mas não pelos técnicos. Esta ação exige a conexão à internet para ser realizada;
2.8 Reiniciar Apontamentos: Válido para os timesheets que estiverem no status “Em Digitação” ou “Reprovado”, permitindo que o usuário reinicie todo o apontamento, ou seja, toda a grade de apontamentos será limpa, i.e., todos os registros de apontamento feitos anteriormente serão removidos. Ao pressionar este botão, o sistema alerta e questiona o usuário se quer prosseguir com a ação;
2.9 Enviar para Pendente: Válido para os timesheets que estiverem no status “Em Digitação” ou “Reprovado”, permitindo que o técnico retorne o timesheet ao status inicial, isto é, "Pendente". Esta opção normalmente será utilizada a pedido do departamento que manipula as OS's e as Alocações, via sistema Ti9. Esta ação exige a conexão à internet para ser realizada;
Atenção: Ao realizar esta ação, o status da ordem de serviço relativa também será alterado para o status de planejamento ( 2 ).2.10 Aprovado: Válido apenas para os usuários Aprovadores e para as timesheets que estiverem com o status “Aguardando Aprovação”. O sistema altera o status para “Aprovado”, bloqueia qualquer edição do documento e lança o resumo das horas na ordem de serviço, conforme critérios definido nas especificações funcionais da Ordem de Serviço: Gestão de Serviços.. Esta ação exige a conexão à internet para ser realizada;
2.11 Reprovado: Válido apenas para os usuários Aprovadores e para as timesheets que estiverem com o status “Aguardando Aprovação”. Ao clicar no botão “Reprovado” o sistema altera o status para “Reprovado”, permitindo que os técnicos editem os documentos realizando os ajustes necessários. Esta ação exige a conexão à internet para ser realizada;
2.12 Motivo: Campo obrigatório caso seja selecionada a opção “Reprovado”, “Item 2.11”.
2.13 Status: Quatro status possíveis, que indicarão a etapa onde está o processo:
2.14 Para retorno dos status: Conforme já mencionado, caso o técnico efetive o timesheet ou o aprovador aprove/reprove o mesmo, os status são avançados. Para que o status retorne, será necessário solicitar esta ação ao responsável pela próxima etapa. Isto é, para retornar o timesheet ao técnico, o aprovador deve reprovar o registro. Já para retornar o timesheet ao aprovador, então o operador no Ti9 deve utilizar a função Reabrir Apontamento (vide detalhes no Item 4), diretamente na janela Ordem de Serviço.
2.15 Filial: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa.
2.16 Período (de/até): Período que se refere o lançamento do timesheet no formato “mm/aaaa”, preenchendo a máscara automaticamente.
Mais de uma OS no mesmo período: Poderá existir mais de um timesheet para o mesmo técnico referente ao mesmo período, desde que a ordem de serviço seja diferente.
2.17 Técnico: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa.
2.18 Ordem de Serviço: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa.
2.19 Tipo de Serviço: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa.
2.20 Cliente: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa.
2.21 Projeto: Preenchido automaticamente após a seleção do registro na janela de pesquisa. Exibido o último nível do projeto utilizado pela empresa informado na Ordem de Serviço (GS);
GRADE DE REGISTROS
2.22 Data: Uma data por linha. Quando pressionado o botão “Processar”, o sistema monta a grade com todas as datas (linhas) referentes período informado no campo “Período”, “Item 2.16”. Vale ressaltar que o período pode iniciar (De) em um mês e terminar em outro (Até), sendo as datas exibidas conforme esta regra. Exemplo: 03/2022 a 04/2022. Serão exibidos todos os dias de março e todos de abril de 2022.
O período também é preenchido e sugerido automaticamente pelo sistema, com base no informado na linha da alocação, inserida na Ordem de Serviço (GS) relativa (sistema Ti9).
2.23 Tipo de Serviço: Campo em formato de seleção. Determina o tipo de serviço do apontamento;
2.24 Viagem Início: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora inicial da viagem de ida para execução do serviço;
2.25 Viagem Fim: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora final da viagem de ida para execução do serviço;
2.26 Início Atividade: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora inicial das atividades do dia, referente as horas normais da ordem de serviço;
2.27 Início Intervalo: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora inicial do horário de almoço;
2.28 Fim Intervalo: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora final do horário de almoço;
2.29 Fim Atividade: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora final das atividades do dia, referente as horas normais da ordem de serviço;
2.30 Início Extra: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora inicial das atividades em horas extras referente a ordem de serviço;
2.31 Fim Extra: Campo formato hora. Campo onde será digitada a hora final das atividades em horas extras referente a ordem de serviço;
2.32 Total Horas Extras: Total de horas extras trabalhadas no dia. (“Item 2.31” menos “Item 2.30”)
2.33 Horas Noturno: Total de horas trabalhadas no dia entre os horários 22:00hs as 05:00hs, apontadas nas células "Início Extra" e "Fim Extra";
2.34 Observação: Campo texto de digitação livre, limitado a 60 caracteres.
RESUMO APONTAMENTO TÉCNICO:
3.1 Total Horas Normal: Total de horas apontadas no timesheet, menos as horas lançadas nos campos: (Total Horas Extras Normal + Total Horas Extras Diferenciadas + Total Horas Viagem);
3.2 Total Horas Extras Normal:
3.3 Total Horas Extras Diferenciadas:
3.4 Total Horas Viagem: Exibe o total de horas de viagem apontadas no timesheet, (“Item 2.25” menos “Item 2.24”). Independente se a OS limitar o total de horas de viagem a ser cobrada.
3.5 Total Horas Noturno: Exibe o total das horas noturnas apontadas no timesheet, (“Item 2.31” menos “Item 2.30”). Horas trabalhadas entre os horários 22:00hs as 05:00hs.
RESUMO APONTAMENTO ORDEM DE SERVIÇO:
3.6 Total Horas Normal: Total de horas apontadas no timesheet, menos as horas lançadas nos campos: (Total Horas Extras Normal + Total Horas Extras Diferenciadas + Total Horas Viagem);
3.7 Total Horas Extras Normal:
3.8 Total Horas Extras Diferenciadas:
3.9 Total Horas Viagem: Exibe o total de horas de viagem apontadas no timesheet, (“Item 2.25” menos “Item 2.24”). Quando a OS limitar o total de horas de viagem a ser cobrada, o total de horas exibida neste campo será limitada ao total de horas informada na OS.
3.10 Total Horas Noturno: Exibe o total das horas noturnas apontadas no timesheet, (“Item 2.31” menos “Item 2.30”). Horas trabalhadas entre os horários 22:00hs as 05:00hs.
|
|
4.1 É permitida a inclusão de datas na grade de registros do Timesheet, através do botão "Novo Apontamento", localizado na barra de controle inferior da janela de apontamentos:
4.2 Para isso é necessário que a data a ser incluída esteja entre o período informado.
APONTAMENTO ON SHORE EM OS DO TIPO OFF SHORE:
4.3 Para as OS's do tipo OFF Shore, é possível que o técnico realize trabalhos “Off Shore” e “On Shore” no mesmo dia para a mesma OS. Sendo assim é permitida a inclusão de datas na grade de registros do Timesheet, através do botão "Novo Apontamento", conforme já demonstrado acima.
Nestas situações, poderão existir até duas linhas para cada data no mesmo Timesheet: uma para o tipo de serviço Off Shore e outra para o tipo de serviço On Shore.
5 RETORNO DO STATUS DO TIMESHEET:
5.1 Ao efetivar o timesheet (técnico) ou realiza aprovação/reprova (Aprovador), a Ordem de Serviço relativa será atualizada quanto ao registro de alocação, que terá seu status atualizado. A partir deste momento, caso seja necessário manipular novamente o registro por parte do técnico ou do aprovador, será necessário retornar o status do registro via Ti9, tela de Ordem de Serviço (GS). Este processo é possível através do botão "Reabrir Apontamento", selecionando o registro de alocação em questão. Um campo de motivo também está disponível para tal, conforme imagem de exemplo abaixo:
Imagem 3 - funcionalidade de reabertura do apontamento, após aprovado. Em evidência, o sistema requisitando o motivo de tal reabertura.
6.1 Um webservice está online e disponível no servidor onde se encontra a base de dados do Ti9. Este webservice é necessário visto que o aplicativo Timesheet é instalado nas máquinas dos técnicos, além do fato de os técnicos não terem acesso ao sistema Ti9. Portanto, o webservice serve de interface para comunicação entre o aplicativo Timesheet e o Ti9.
6.2 Validações: as validações pertinentes e as regras funcionas de cálculos (motor de cálculos) estão todas contidas neste webservice.
Como exemplo: ao clicar em Efetivar, o técnico enviará esta informação, que será recepcionada pelo webservice. Ao recepcionar, o webservice verifica a ordem de serviço em questão. Caso esta não esteja mais presente na base de dados do Ti9, o webservice retornará um erro HTTP para o sistema Timesheet, e este será exibido ao usuário. Vale ressaltar com este exemplo a importância da realização periódica da sincronização de dados (“Item 1”).
6.3 Pré-requisitos para o Webservice API:
Todos os pontos abaixo já são pré-estabelecidos no ambiente mantido pela Ti9: